Arsip Blog

Ethics for Secretary

Deskripsi

Pada saat ini dunia sedang didera oleh berbagai persoalan mulai dari krisis ekonomi dan keuangan sampai ancaman terhadap kinerja karena persoalan internal. Hal ini membuat pemain bisnis mengalami pusing tujuh keliling. Untuk mengatasinya salah satu hal yang diperlukan adalah kesiapan sang pemimpin dalam mengelola organisasi dengan baik dan benar. Mereka bukan saja berhadapan dengan pemerintah apabila itu organisasi pemerintahan, pemegang saham bagi organisasi bisnis (perusahaan) tetapi juga stakeholder lainnya. Untuk itu mereka memerlukan orang yang mampu mengatur agenda baik untuk pertemuan/rapat, negosiasi dan sebagainya. Agar upaya mereka sukses dibuthkan sekretaris yang handal yang tidak saja cakap secara teknis tapi juga mampu membuat para stakeholder merasa senang karena semua kebutuhannya dapat dipenuhi.

Para pemimpin dunia itu menyadari bahwa memiliki seorang sekretaris yang kompeten dan memahami nilai-nilai organisasi/perusahaan dan etika bisnis (business ethics)  adalah suatu hal yang ideal yang dapat membantu keberhasilan organisasi/bisnis di masa depan. Untuk itu dalam rangka membantu para pimpinan tersebut kami mencoba menyediakan jasa pelatihan Business Ethics for Secretary yang berdampak para perubahan cara berpikir dan berperilaku para sekretaris sehingga mampu menciptakan sekretaris kelas dunia yang kompeten guna mendorong pencapaian visi para pemimpin bisnis.

Tujuan Business Ethics for Secretary:

  • Memberikan pengetahuan dan keterampilan tentang konsep etika bisnis (business ethics)  yang berlaku di dunia bisnis kepara peserta pelatihan
  • Memberikan solusi dan rekomendasi pemecahan masalah yang berkaitan dengan implementasi pekerjaan di bidang sekretaris sehingga mampu membantu atasannya mencapai visi organisasi/perusahaan

Outline Business Ethics for Secretary :

  1. Etika Bisnis (Business Ethics) di Era Globalisasi
  2. Optimasi Fungsi dan Peran Sekretaris
  3. Etiket Profesional
  4. Memahami Karakter Pemimpin
  5. Membangun Kompetensi Sekretaris
  6. Membangun Kepribadian  Mempesona
  7. Strategi Pelayanan Pelanggan
  8. Diskusi
Iklan

DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

DESKRIPSI TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

Komunikasi tertulis, berupa surat-surat, laporan, memo, formulir pesanan dan sebagainya, diperlukan setiap hari untuk beroperasinya setiap organisasi atau perusahaan. Agar pencapaian sasaran organisasi berhasil baik, dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat setiap saat sesuai dengan pedoman-pedoman pengarsipan yang digunakan. Di samping itu, arsip bukan hanya diperlukan dalam bentuk hard copy, namun juga soft copy. Untuk itu, proses alih media dan manajemen electronic filing  perlu diperhatikan.

Dengan mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan dapat mengelola arus keluar masuknya surat untuk menghindari timbulnya kekacauan arus informasi yang dapat mengakibatkan kerugian waktu, pikiran, dan material pada perusahaan atau organisasi.

 

Materi bahasan TRAINING DOCUMENT & RECORD MANAGEMENT

DAY 1

  1.  Problems and Solutions
    • Services to External Customer & Internal Customer
    • Efficiency
    • Security
  2. The Principles
    • Basic principles:  ISO 9001:2000 and  ISO 15489 contexts
    • Document & Record Life Cycle
    • Term and Definitions
  3. Policy and Responsibility
    • Pengembangan policy statement
    • Penetapan responsibility and authority
    • Monitoring and auditing the performance
    • Disaster recovery planning
  4. E-Filing
    • Softcopy record center development
    • EDMS (Electronic Document Management System) component
    • Document management
    • Memilih teknologi EDMS tepat guna

 

DAY 2

  1. Program 5 R
    • Ringkas
    • Rapi
    • Resik
    • Rawat
    • Rajin
  2.  Filing System
    • Access system: direct system, indirect system
    • Sistem abjad nama, abjad subjek, abjad geografis
    • Sistem numeric, Sistem kronologis/ tanggal
  3. Media Format
    • Sarana yang diperlukan
    • Teknik penyimpanan dokumen
  4. Record Center
    • Pemeliharaan arsip
    • Pengendalian arsip
    • Penemuan arsip – retrieve
    • Penyusutan & pemusnahan arsip

 

DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

TRAINING OBJECTIVES DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

  1. Peserta memahami dan dapat menerapkan pola penyimpanan arsip secara efektif dan tepat
  2. Peserta mapu menerapkan dan memanfaatkan Information filing system dengan tepat dan efektif.

 

TRAINING  OUTLINES DOCUMENT CONTROL AND FILING SYSTEM

  1. Ruang lingkup dokumen control dan filing system
  2. Dokumentasi dan Pengarsipan
  • Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
  • Jenis arsip
  • Tujuan dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan Arsip
  • Penggandaan dan pendistribusian arsip
  • Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
  • Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
  • Peminjaman dan penyusutan arsip

3. Sistem Pemberkasan Dokumen

  • Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, Prinsip klasifikasi,
  • Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
  • Pengindeksan dan Kualitas indeks,
  • Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC), alfabetikal.
  • Prosedur pemeliharaan berkas,
  • Pengawasan dan pengelompokkan berkas
  • Disposisi
  • Pengelolaan ruang berkas
  • Masalah umum pemberkasan.

4. Manajemen Dokumen Elektronik

  • Perencanaan
  • Survei dokumen dan informasi,
  • Penilaian dokumen
  • Metadata dan kebijakan
  • Strategi kontekstual
  • Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi

5. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)

  • Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
  • Isu Legalitas Arsip Digital
  • Prosedur Alihmedia/Imaging Document
  • Kategori pengenalan Scanner
  • Kategori dan komponen EDMS
  • Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
  • Alat dan Media Penyimpanan (storage)
  • Kompanen Biaya pada implementasi EDMS

6. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran

  • Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
  • Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
  • Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
  • Software untuk administrasi perkantoran
  • Sistem Arsip Elektronik
  • Sistem Informasi Manajemen
  • Manajemen basis data
  • LAN, intranet, dan internet

 

OFFICE SECRETARY

MATERI TRAINING PROGRAM OFFICE SECRETARY :

  1. Basic Mentality 1 : motivation, disiplin, creative thinking
  2. Basic Mentality 2 : sikap positif, etika, time management
  3. Interpersonal Communications Skills
  4. Telephone Technique & Courtesy
  5. Grooming & Wardrobe
  6. Beauty Class
  7. Manajemen Arsip
  8. Penyelenggaraan Rapat dan Pembuatan Notulen
  9. Korespondensi Bahasa Indonesia (Memo, Surat)
  10. Korespondensi Bahasa Inggris
  11. Manajemen Sekretaris
  12. Administrasi Perkantoran
  13. Travel Arrangement
  14. Teknik Penulisan Proposal
  15. Teknik Penulisan Laporan
  16. Keyboarding
  17. MS Office : Word, Excel, Power Point
  18. Pengelolaan Pety Cash

SECRETARY SKILL

DESKRIPSI  SECRETARY SKILL

Sekretaris harus memiliki ketrampilan yang baik seperti manajemen waktu, komunikasi dan mampu berpenampilan menarik dan profesional di hadapan banyak orang. Sekretaris (Secretary) dituntut untuk selalu siap dalam setiap kondisi tidak terduga  dengan tetap menghasilkan pekerjaan yang baik. Untuk mencapai hal tersebut, maka dalam training ini akan membantu memberikan pemantapan sekaligus pendalaman dan pembekalan bagi mereka untuk menjadi sekretaris (Secretary) yang profesional, serta tips dan trik untuk menangani semua pekerjaan secara efektif dan efisien.



TUJUAN TRAINING SECRETARY SKILL

  1. Memberikan pengetahuan tentang peran sekretaris (Secretary) di era globalisasi
  2. Meningkatkan keterampilan dan kemampuan dalam menangani pekerjaan kesekretariatan      secara profesional
  3. Meningkatkan profesionalitas & rasa tanggung jawab seorang sekretaris terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan atau pimpinannya
  4. Memberikan kunci sukses menjadi sekretaris profesional (Professional Secretary)

 

MATERI TRAINING SECRETARY SKILL

1. MANAGERIAL SKILLS

  • Filing Techniques
  • Filing System & Handling Paperwork
  • Meeting & Traveling Planning
  • Making Appointments
  • Time Management
  • Design Plan Strategic
  • Creative Thinking Skill

2. EXCELLENT COMMUNICATION SKILLS

  • Communication Principles
  • Human Relationship Building
  • Bussiness Communication Ethics
  • Use Voice, Listening Effectively & Body Language
  • How to be Assertive
  • General Communicator Style
  • Interpersonal Communication Skills
  • Intercultural Communication

3. MANAGEMENT STRESS

  • Knowing about Stress
  • Characteristics StressHow to Manage Your Stress Communication Psychology

4. STYLE & ETIQUETTE

  • Life & Fashion Style
  • Make Up Style
  • Excellent Manner & Attitute

PESERTA TRAINING SECRETARY SKILL

  1. Sekretaris Senior & Yunior
  2. Executive Secretary
  3. Personal Assistant
  4. Staf Administrasi

METODE TRAINING SECRETARY SKILL

  • Presentasi
  • Diskusi dan Sharing Pengalaman
  • Role Play
  • Games

SECRETARY PROFESSIONAL SKILL

DESKRIPSI SECRETARY PROFESSIONAL SKILL

Sekretaris profesional ( Secretary professional ), tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi. Mengingat sebagian besar dari pekerjaan sekretaris adalah hal-hal yang tak terduga dan harus dikerjakan dengan baik, maka dalam pelatihan ini akan memberikan pemantapan sekaligus pendalaman bagi mereka yang telah memilih sekretaris sebagai profesinya serta pembekalan kemampuan-kemampuan serta tips dan trik untuk menangani semua pekerjaan secara efektif dan efisien.

TUJUAN SECRETARY PROFESSIONAL SKILL

  1. Memberikan pengetahuan tentang peran sekretaris ( Secretary )di era globalisasi
  2. Meningkatkan keterampilan dan kemampuan dalam menangani pekerjaan kesekretariatan  secara profesional
  3. Meningkatkan profesionalitas & rasa tanggung jawab seorang sekretaris terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan atau pimpinannya
  4. Memberikan kunci sukses menjadi sekretaris profesional (Secretary professional )

MATERI SECRETARY PROFESSIONAL SKILL

MANAGERIAL SKILLS

  • Filing Techniques
  • Filing System & Handling Paperwork
  • Meeting & Traveling Planning
  • Making Appointments
  • Time Management
  • Design Plan Strategic
  • Creative Thinking Skill

EXCELLENT COMMUNICATION SKILLS

  • Communication Principles
  • Human Relationship Building
  • Bussiness Communication Ethics
  • Use Voice, Listening Effectively & Body Language
  • How to be Assertive
  • General Communicator Style
  • Interpersonal Communication Skills
  • Intercultural Communication

MANAGEMENT STRESS

  • Knowing about Stress
  • Characteristics StressHow to Manage Your Stress Communication Psychology

STYLE & ETIQUETTE

  • Life & Fashion Style
  • Make Up Style
  • Excellent Manner & Attitute

Secretary Managerial Skill

Deskripsi

Sekretaris profesional tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.   Mengingat sebagian besar dari pekerjaan sekretaris adalah hal-hal yang tak terduga dan harus dikerjakan dengan baik, maka dalam pelatihan ini akan memberikan pemantapan sekaligus pendalaman bagi mereka yang telah memilih sekretaris sebagai profesinya serta pembekalan kemampuan-kemampuan serta tips dan trik untuk menangani semua pekerjaan secara efektif dan efisien.

Tujuan

  1. Memberikan pengetahuan tentang peran sekretaris di era globalisasi
  2. Meningkatkan keterampilan dan kemampuan dalam menangani pekerjaan kesekretariatan      secara profesional
  3. Meningkatkan profesionalitas & rasa tanggung jawab seorang sekretaris terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan atau pimpinannya
  4. Memberikan kunci sukses menjadi sekretaris profesional

 

Materi Training Secretary Managerial Skill

  1. Motivation, coaching and counseling
  2. Team building strategies
  3. Problem solving and decision making
  4. Mastering fine art of negotiation
  5. Handling stress and pressure
  6. Working with difficult people
  7. Basic project management
  8. Persuasion
  9. Proven time management
  10. Filing Techniques
  11. Filing System & Handling Paperwork
  12. Meeting & Traveling Planning
  13. Making Appointments
  14. Design Plan Strategic
  15. Creative Thinking Skill

 

PERJALANAN DINAS

DESKRIPSI PERJALANAN DINAS

Sistem manajemen perkantoran yang baik dapat menunjang kelancaran kinerja perusahaan yang kemudian akan mempermudah tercapainya kesuksesan suatu perusahaan. Hal yang perlu untuk dikaji guna mencapai terwujudnya hal tersebut adalah mengenai bagaimana proses yang terjadi didalamnya, apakah proses tersebut dapat mendukung penuh terhadap proses bisnis yang lain. Manajemen perkantoran yang baik meliputi fungsi administrasi, ilmu teknis, dan fungsi supervisi guna mencapai produktivitas perusahaan yang optimal. Salah satu bidang manajemen yang penting untuk diperhatikan adalah mengenai manajemen perjalanan dinas, bagaimana tata cara pengaturan pertemuan perjalanan dinas, penyusunan jadwal serta topic yang diperlukan. Perjalanan dinas akan memberikan input positif bagi orang yang berkepentingan (menjalankan tugas dinas) tersebut. Dengan melakukan perjalanan dinas, diharapkan mampu untuk menambah ilmu baru guna kepentingan kemajuan perusahaan.

 

TUJUAN PERJALANAN DINAS

Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta mampu :

  1. Mengetahui betapa pentingnya program manajemen perjalanan dinas guna mendukung kelancaran bisnis
  2. Memahami dan dapat mengimplementasikan bagaimana mengelola perjalanan dinas dengan optimal
  3. Lebih terampil dalam mengelola perjalanan dinas

MATERI PERJALANAN DINAS

  1. Definisi Perjalanan Dinas
  2. Peran Perjalanan Dinas dalam memajukan perusahaan
  3. Tujuan dan manfaat Perjalanan Dinas
  4. Persiapan dan pengaturan waktu perjalanan dinas
  5. Pembiayaan Perjalanan Dinas

BUSINESS CORRESPONDENCE FOR SECRETARIES

DESKRIPSI TRAINING BUSINESS CORRESPONDENCE FOR SECRETARIES

Dalam dunia bisnis, kegiatan surat menyurat atau korespondensi merupakan hal yang penting. Komunikasi internal maupun eksternal akan efektif jika surat yang dibuat menggunakan bahasa dan teknik yang tepat. Korespondensi ini dapat berupa penyampaian pesan melalui surat tertulis, memorandum, e-mail, faksimili, serta sesekali penulisan laporan, notulen rapat atau korespondensi bisnis lainnya.

Dalam kaitannya dengan komunikasi eksternal, surat itu sendiri merupakan image perusahaan di atas kertas. Di samping logo perusahaan yang khas, surat yang direncanakan dengan baik dan ditulis dengan cermat mencerminkan citra, kebanggaan, dan kepedulian perusahaan akan kualitas yang tinggi. Gaya penulisan dalam berkorespondensi di dunia bisnis dari tahun ke tahun mengalami perubahan mengikuti perkembangan zaman, disesuaikan dengan keperluan pemakainya. Oleh karena itu penting bagi sekretaris atau staf administrasi atau staf yang terlibat dalam korespondensi di suatu perusahaan untuk memahami dan menguasai surat menyurat yang baik, yaitu yang sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku, mampu menyampaikan pesan secara efektif dan bersifat modern. Melalui pelatihan ini, peserta tidak hanya diberikan gambaran mengenai dasar-dasar meningkatkan keterampilan menulis, tetapi juga bagaimana pengorganisasian ide, pemilihan kata/kalimat yang efektif, dan menyusun paragraf singkat yang membuat tulisan yang jelas dan persuasive, juga mengembangkan keterampilan dalam mengorganisir dan menulis surat bisnis, memorandum, e-mail, dan faksimili dengan penekanan pada aturan tanda baca, ejaan, dan tata bahasa yang memenuhi kebutuhan bisnis modern, serta bagaimana peserta memperoleh hasil yang tepat dari korespondensi tertulis.

TUJUAN TRAINING BUSINESS CORRESPONDENCE FOR SECRETARIES

Setelah mengukuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk:

  • Mengemahami struktur dokumen bisnis secara efektif
  • Mengatur dan menulis surat bisnis, memorandum, e-mail, faksimili dengan tata bahasa yang tepat
  • Menghindari kesalahan tata bahasa umum
  • Menulis dalam gaya yang jelas dan singkat
  • Mengorganisasian dan mengembangkan ide
  • Mengoreksi dan melakukan edit pada draft surat

MATERI TRAINING BUSINESS CORRESPONDENCE FOR SECRETARIES

  1. Pengantar:
  • Pengertian, ciri, dan fungsi surat
  • Surat yang efektif
  • Penggolongan surat bisnis

2. Tujuan Menulis Efektif

3. Poin-Poin Kunci untuk Menulis Dokumen

4. 7C dalam menulis surat bisnis

5. Memahami Berbagai Jenis Format Surat Bisnis

  • Full Block
  • Block
  • Modified Block
  • Semi Block
  • Indented

6. Fungsi, bagan, jenis surat, memorandum, faksimili, dan e-mail

7. Aturan Dasar Tanda Baca / Punctuation

8. Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia

  • Bagian-bagian  surat
  • Desain/format surat
  • Penulisan surat yang efektif
  • Bahasa surat yang tepat
  • Gaya penulisan surat

9. Surat menyurat dalam Bahasa Inggris

  • Parts of business letters
  • Desain/format of business letters
  • Grammar and English corresponden phrases (How to write the heading, the date, the opening, the body, and the closing of a bussiness letter well)
  • English Corresponden case study (with samples business letters)

10. Studi Kasus & Practices: Menulis korespondensi bisnis rutin (menulis surat, e-mail, memo, faksimili)

SECRETARY SKILLS

LATAR BELAKANG TRAINING SECRETARY SKILLS

Seorang sekretaris ataupun yang bekerja pada bagian secretariat, merupakan pekerjaan yang membutuhkan skill yang baik dan mempunyai mental yang kuat. Ketrampilan dasar sekretarial bagi sekretaris pemula atau staf administrasi yang tidak memiliki secretarial background ini dimaksudkan untuk memberi dasar pengetahuan kepada peserta mengenai lingkup tugas dan tanggung-jawabnya sebagai sekretaris profesional. Pelatihan ini menjadi penting karena peran sekretaris masa depan semakin kompleks seiring dengan tantangan persaingan yang dihadapi perusahaannya.

Di era informasi global sekarang ini ketrampilan berkomunikasi menjadi sangat penting dan wajib dimiliki oleh seorang sekretaris. Secara internal sebagai pemersatu kaitan-kaitan fungsional di tempat kerjanya sekretaris harus handal dalam menerjemahkan kebijakan manajer, sedangkan ke luar sekretaris harus mampu membangun citra baik perusahaan di mata pelanggan maupun mitra usahanya. Pekerjaan seorang sekretaris merupakan pekerjaan multi fungsi yang harus dikerjakan dalam waktu yang mungkin bersamaan. Sekretaris dituntut untuk mampu menyelesaikan tugasnya secara rapi, benar, handal dan profesional. Seiring dengan kemajuan perusahaan di era globalisasi ini, banyak kemampuan dan keahlian sekretaris yang perlu ditingkatkan dan dikembangkan. Training dua hari ini hadir untuk menjawab permasalahan tersebut.

MANFAAT TRAINING SECRETARY SKILLS

  • Membekali peserta dengan berbagai ketrampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, atau yang berhubungan dengan kesekretariatan.
  • Meningkatkan rasa tanggung-jawab seorang sekretaris terhadap tugas-tugas yang dibebankan oleh perusahaan atau pimpinannya
  • Meningkatkan motivasi peserta dalam menjalankan tugas-tugas rutinnya
  • Meningkatkan kemampuan dan keahlian sekretaris sehingga menjadi sekretaris yang handal dan professional.
  • Mampu mengaplikasikan peran sekretaris di era globalisasi ini.
  • Mempunyai kemampuan komunikasi.

OUTLINE TRAINING SECRETARY SKILLS

SESI I: PERAN, TUGAS, FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS

  • Peran, tugas, dan tanggung-Jawab sekretaris
  • Fungsi strategis sekretaris profesional.
  • Kiat untuk menjadi sekretaris yang handal dan profesional.
  • Mental dasar seorang sekretaris profesional: sikap positif, motivasi, integritas.

SESI II: MENANGANI PIMPINAN DAN STAFF PIMPINAN

  • Apa yang diharapkan pimpinan
  • Menanggani pimpinan/departemen
  • Mengenal staf pimpinan
  • Keterampilan kepemimpinan oleh sekretaris
  • Peran dan ketrampilan yang perlu dikembangkan sekretaris dalam melayani pelanggan internal maupun eksternal.

SESI III: MENANGGANI RAPAT DAN NOTULEN

  • Merencanakan meeting/rapat
  • Menyusun agenda yang efektif
  • Membuat bahan presentasi
  • Notulen / minute of meeting
  • Teknik merangkum hasil meeting yang efektif

SESI IV: MENGELOLA ARSIP DAN KORESPONDENSI

  • Mengelola kearsipan
  • Teknik pengelolaan arsip yang benar
  • Kunci sukses management arsip dan Data Base
  • Mengelola surat masuk dan keluar

SESI V: KOMUNIKASI

  • Proses komunikasi dalam satu kantor dan fungsi dan peran executive secretary dalam Public Communications/Public Relations
  • Mendengar aktif, asertif dan proaktif
  • Tugas dan tanggung jawab sekretaris dalam pengembangan komunikasi
  • Bagaimana menjaga image organisasi bagi dunia luar/pencitraan positif

SESI VI: MENGELOLA WAKTU DAN STRES

  • Menanggani waktu/pengaturan waktu/jadwal
  • Menentukan Prioritas
  • Menanggani stress
  • Menanggani konflik

SESI VII: PENAMPILAN DAN ETOS KERJA

  • Bagaimana mempunyai penampilan yang terbaik
  • Cara berbusana
  • Cara berjalan
  • Etika kerja / Tata krama lingkungan kerja.

SESI VIII: ETIKA MAKAN

  • Etika makan / Table Manners

DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

DESKRIPSI DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

Training ini akan membahas mengenai pengarsipan dan pengelolaan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, up to date dan dalam keadaan terkontrol agar dapat diaplikasikan kemudian di perusahaan atau organisasi.

 

TUJUAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

Setelah mengikuti training ini diharapkan peserta dapat memahami dan mengimplementasikan pola penyimpanan arsip atau document control yang efektif, cepat dan tepat serta efisien serta mampu memanfaatkan sistem informasi filing system.

 

MATERI BAHASAN DOCUMENT CONTROL AND FILLING SYSTEM

1. Ruang lingkup document control dan filing system
2. Dokumentasi dan Pengarsipan

  • Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
  • Jenis arsip
  • Tujuan dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan Arsip
  • Penggandaan dan pendistribusian arsip
  • Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
  • Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
  • Peminjaman dan penyusutan arsip

3. Sistem Pemberkasan Dokumen

  • Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, Prinsip klasifikasi,
  • Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
  • Pengindeksan dan Kualitas indeks,
  • Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC), alfabetikal.
  • Prosedur pemeliharaan berkas,
  • Pengawasan dan pengelompokkan berkas
  • Disposisi
  • Pengelolaan ruang berkas
  • Masalah umum pemberkasan.

4. Manajemen Dokumen Elektronik

  • Perencanaan
  • Survei dokumen dan informasi,
  • Penilaian dokumen
  • Metadata dan kebijakan
  • Strategi kontekstual
  • Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi

5. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)

  • Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
  • Isu Legalitas Arsip Digital
  • Prosedur Alihmedia/Imaging Document
  • Kategori pengenalan Scanner
  • Kategori dan komponen EDMS
  • Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
  • Alat dan Media Penyimpanan (storage)
  • Kompanen Biaya pada implementasi EDMS

6. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran

  • Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
  • Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
  • Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
  • Software untuk administrasi perkantoran
  • Sistem Arsip Elektronik
  • Sistem Informasi Manajemen
  • Manajemen basis data
  • LAN, intranet, dan internet

SECRETARY SKILL

DESKRIPSI  SECRETARY SKILL

Sekretaris harus memiliki ketrampilan yang baik seperti manajemen waktu, komunikasi dan mampu berpenampilan menarik dan profesional di hadapan banyak orang. Sekretaris (Secretary) dituntut untuk selalu siap dalam setiap kondisi tidak terduga  dengan tetap menghasilkan pekerjaan yang baik. Untuk mencapai hal tersebut, maka dalam training ini akan membantu memberikan pemantapan sekaligus pendalaman dan pembekalan bagi mereka untuk menjadi sekretaris (Secretary) yang profesional, serta tips dan trik untuk menangani semua pekerjaan secara efektif dan efisien.



TUJUAN TRAINING SECRETARY SKILL

  1. Memberikan pengetahuan tentang peran sekretaris (Secretary) di era globalisasi
  2. Meningkatkan keterampilan dan kemampuan dalam menangani pekerjaan kesekretariatan      secara profesional
  3. Meningkatkan profesionalitas & rasa tanggung jawab seorang sekretaris terhadap tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan atau pimpinannya
  4. Memberikan kunci sukses menjadi sekretaris profesional (Professional Secretary)

 

MATERI TRAINING SECRETARY SKILL

1. MANAGERIAL SKILLS

  • Filing Techniques
  • Filing System & Handling Paperwork
  • Meeting & Traveling Planning
  • Making Appointments
  • Time Management
  • Design Plan Strategic
  • Creative Thinking Skill

2. EXCELLENT COMMUNICATION SKILLS

  • Communication Principles
  • Human Relationship Building
  • Bussiness Communication Ethics
  • Use Voice, Listening Effectively & Body Language
  • How to be Assertive
  • General Communicator Style
  • Interpersonal Communication Skills
  • Intercultural Communication

3. MANAGEMENT STRESS

  • Knowing about Stress
  • Characteristics StressHow to Manage Your Stress Communication Psychology

4. STYLE & ETIQUETTE

  • Life & Fashion Style
  • Make Up Style
  • Excellent Manner & Attitute

Report Writing Techniques

Deskripsi Training Report Writing Techniques

Teknik menulis laporan yang efektif hanya dapat diperoleh melalui praktek. Namun Semakin sering seorang staff menulis laporan baik laporan regular atau laporan pekerjaan lainnya,  belum tentu menjamin laporan dapat diberikan secara efektif. Terdapat berbagai metode dan cara dalam menulis laporan yang efektif untuk manajemrial.  Laporan yang baik akan mencerminkan kinerja yang bersangkutan dan tentunya juga akan berpengaruh pada pengembangan karirnya di masa datang. Laporan yang baik harus jelas, obyektif, dan tepat sesuai dengan tujuannya. Oleh sebab itu pengetahuan mengenai teknik penulisan laporan ini menjadi penting untuk dipelajari oleh setiap karyawan.



Tujuan Training Report Writing Techniques

Peserta dapat memahami dan terampil dalam membuat  perencanaan laporan, menganalisis  permasalahan dan menulis laporan manajerial.



Materi Training Report Writing Techniques

  • Jenis-jenis laporan manajerial
  • Mengenali pembaca laporan
  • Persiapan penulisan
  • Proses perencanaan laporan
  • Proses persiapan sebelum membuat laporan
  • Proses pembuatan laporan
  • Cara menyusun laporan
  • Cara membuat berbagai macam laporan
  • Does dan don’ts dalam menyusun laporan
  • Studi kasus
  •   Praktek membuat laporan

ADMINISTRASI ALAT BERAT

DESKRIPSI TRAINING ADMINISTRASI ALAT BERAT

Peningkatan dalam bidang perbekalan atau sarana dan prasarana adalah berarti meningkatkan efisiensi material dan memaksimalkan output dalam bentuk pelayanan terhadap pelanggan. Terlebih lagi, pada perusahaan yang bergerak dalam bidang pengelolaan alat berat, sehingga aspek pemeliharaan dan fungsi administrative lainnya dalam penanganan alat berat yang dimiliki dan sarana-sarana pendukung lainnya, merupakan hal yang inti karena berkaitan dengan kegiatan utama perusahaan.
Berkenaan dengan hal tersebut, perlu adanya suatu proses pembelajaran yang berkelanjutan agar para staf yang bertugas memahami berbagai sistem administrasi pemeliharaan sarana dan prasarana terhadap peningkatan kinerja pengelolaan alat berat



TUJUAN TRAINING ADMINISTRASI ALAT BERAT

Kegiatan ini dimaksudkan agar peserta mengetahui sistem administrasi, khususnya pada sistem pemeliharaan (maintenance) sarana dan prasarana dan lebih khusus alat berat yang dimiliki.



MATERI TRAINING ADMINISTRASI ALAT BERAT

  • Pemahaman Dasar Alat Berat
  • Peraturan dan Perundangan Terkait
  • Klasifikasi Alat berat berdasarkan Jenis dan Fungsi
  • Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Administrasi
  • Analisa Kegiatan administrasi :
  1. Penyusunan DFD & ERD
  2. Document Flow
  3.  Pembuatan database menggunakan Firebird
  • Registrasi dan Pengenaan Pajak Alat Berat
  • Pembuatan Laporan-Laporan Administrasi
  1. Laporan Stok Barang
  2. Laporan Pengeluaran
  3. Laporan Pendapatan
  4.  Penjadwalan Perawatan
  5.  Laporan Rugi Laba

ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

DESKRIPSI TRAINING ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang menguasai konsep filing document management system, baik dengan metode manual ataupun dengan electronic process. Di dalam konsep tersebut sudah terdiri dari ; bagaimana mengelola hard document (paper document) dan soft document ( image document dan manual document).
Pengelolaan image document (dokumen hasil scanning ) dan manual document (dokumen hasil dari suatu aplikasi, seperti dokumen word processor, spread sheet dan presentation) sangat penting diterapkan dalam mendukung kebijakan management document berdasarkan standar ISO 9001:2001/2008. Apabila konsep filing document management system sudah digunakan dengan baik dan benar dalam suatu organisasi, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada exte(rnal customer, sehingga membuat image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.



TUJUAN TRAINING ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami konsep manual filing system dan peralatan pendukukungnya.
  2. Memahami konsep electronic filing system dan peralatan pendukukungnya.
  3. Memahami faktor-faktor kunci strategis yang menunjang kesuksesan dalam penerapan electronic filling management system.
  4. Memahami prinsip-prinsip dan gambaran procedure dari penerapan electronic filling management system.
  5. Melakukan proses instalasi software Electronic filing di dalam computernya masing-masing.
  6. Melakukan proses instalasi scanner yang digunakan melalui software Electronic filing.
  7. Melakukan proses untuk aplikasi Records Management System, Electronic Document Management System dan Electronic Imaging System pada software Electronic filing.
  8. Melakukan proses kontrol dokumen berdasarkan konsep ISO 9001:2000, proses distribusi dokumen dan proses updating dokumen pada software Electronic filing.
    Melakukan proses pengiriman soft document e-mail langsung melalui software Electronic filing.
  9. Melakukan proses penyelesaian studi kasus berdasarkan departement masing-masing.


MATERI TRAINING ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

  1. Understanding of manual filing system concept and supporting tools.
  2. Understanding of electronic filing system concept and supporting tools.
  3. Understanding strategic key factors for success of electronic filing system implementation
  4. Understanding principles and procedure illustration of electronic filing system implementation.
  5. How using of Electronic filing operation steps for software Installation process.
  6. How using scanner Installation process which electronic filing application.
  7. How using of Electronic filing operation steps for Records Management System implementation.
  8. How using of Electronic filing operation steps for Electronics Imaging System implementation.
  9. How using of Electronic filing operation steps for Electronics Document Management System implementation.
  10. How using of Electronic filing operation steps for link of Records Management System and Electronics Imaging System.
  11. How using of Electronic filing operation steps for Security Management Information System implementation.
  12. How using of Electronic filing operation steps for Document Control process.
  13. How using of Electronic filing operation steps for Document Distribution process.
  14. How using of Electronic filing operation steps for Document Update process.
  15. How using of Electronic filing operation steps for Document Sending which e-mail automation process.
  16. Case Study from trainer and participants training.

ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN

DESKRIPSI TRAINING ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN

Kantor (office) merupakan tempat untuk menerima proses, mendistribusikan dan menyimpan informasi. Pengelolaan kantor sangat bersinggungan dengan  manajemen operasional perusahaan, yaitu bagaimana proses pengelolaan data, komunikasi maupun arsip-arsip organisasi. Pengadministrasian yang baik merupakan wujud awal dalam mencapai tujuan perusahaan dan turut memegang andil dalam suksesnya suatu perusahaan. Mereka yang bekerja di bagian administrasi kantor tidak hanya menyimpan informasi, tetapi juga memastikan bahwa informasi yang akurat, relevan, handal dan memadai. Informasi yang akan didistribusikan harus dapat diandalkan, yang memenuhi kebutuhan penerima dalam pengambilan keputusan. Karyawan harus mampu menangkap informasi yang relevan dan mengolahnya dalam waktu yang singkat. Saat ini staff bagian administrasi bukan hanya dituntut untuk terampil menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor, namun juga perlu memiliki sikap positif terhadap pekerjaan. Mereka dituntut untuk bisa merencanakan, mengorganisir serta mengontrol seluruh pekerjaan dengan baik, agar seluruh pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat. Maka dari itu, pengetahuan karyawan mengenai manajemen perkantoran, meliputi fungsi administrasi dan pengarsipan sangat diperlukan dalam mengelola kantor sebagai sumber informasi yang efektif.

Melalui pelatihan ini, para karyawan, khususnya sekretaris dan administrasi profesional akan diberikan keterampilan dan keahlian office management yang sangat komprehensif, dalam hal ini berkaitan dengan pengetahuan untuk mengelola segala hal yang berkaitan dengan administrasi kantor dan pengarsipan secara efektif. Akan dibahas juga mengenai berbagai aspek manajemen perkantoran, teknik & dasar pengarsipan yang diperlukan dalam administrasi perkantoran. Setelah selesai mengikuti pelatihan ini para peserta akan dapat lebih terampil dalam mengelola administrasi dan pengarsipan kantor secara efektif.



TUJUAN TRAINING ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN

Tujuan dari pelatihan ini bagi peserta adalah:

  • Memahami bagaimana mengelola kantor secara efektif;
  • Memahami peran penting dan fungsi staf admin dalam menunjang aktivitas perusahaan sehari-hari;
  • Mampu menyusun daftar prioritas sesuai tugas dan tanggung jawab;
  • Mampu mengelola informasi yang dibutuhkan oleh unit-unit lain;
  • Dapat lebih terampil dalam mengelola administrasi kantor;
  • Mampu meningkatkan profesionalitas kerja, memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman

 

MATERI TRAINING ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN

  1. Pengantar:
  • Lingkup Tugas & Tanggung Jawab
  • Fungsi & Sistem Administrasi Perkantoran & Pengarsipan
  1. Mengenal Staf & Pimpinan
  2. Administrasi dan Pengarsipan sebagai bagian dari “Excellent Services”
  3. Pengelolaan Informasi (pengumpulan, pencatatan, penggandaan, pendistribusian, serta penyimpan data dan informasi)
  4. Keterampilan tertentu sebagai pendukung untuk dapat melakukan pekerjaan staf admin:
  • Supplying information using a paper-based filing system
  • Identifying and providing information and material required by users.
  • Ketrampilan menghandle telepon (telephone courtesy), fax, menyiapkan berkas/dokumen, pertemuan dan membantu pengunjung dll.
  1. Management Arsip Dan Pengelolaan Arsip
  • Record management & Filling System
  • Pemahaman dan pengertian Arsip
  • Jenis-jenis Arsip
  1. Penerapan Filling System
  • Klasifikasi Arsip
  • Index System
  • Pengendalian dan Peminjaman Arsip
  • Komputerisasi Arsip
  1. Document Handling (Incoming & Outgoing Mail)
  • Incoming & Outgoing Journals
  • Clean Desk Policy
  • Mailing Procedures
  1. Standard Operating Procedure (SOP) Kegiatan Kantor
  • Aktifitas-aktifitas Kantor
  • Pentingnya SOP untuk kelancaran aktifitas kantor

10. Personal development: formulating a personal action plan

Report Writing Technique For Secretary

Deskripsi Training Report Writing Technique For Secretary 

Menulis laporan yang efektif bagi seorang sekretaris sangatlah penting, Namun teknik menulis laporan yang efektif hanya dapat diperoleh melalui praktek. Seorang sekreatris dengan semakin sering menulis laporan baik laporan regular atau laporan pekerjaan lainnya,  belum tentu menjamin laporan dapat diberikan secara efektif. Terdapat berbagai metode dan cara dalam menulis laporan yang efektif untuk seorang sekretaris.  Laporan yang baik akan mencerminkan kinerja yang bersangkutan dan tentunya juga akan berpengaruh pada pengembangan karirnya di masa datang. Laporan yang baik harus jelas, obyektif, dan tepat sesuai dengan tujuannya. Oleh sebab itu pengetahuan mengenai teknik penulisan laporan ini menjadi penting untuk dipelajari semua karyawan terutama seorang sekreatis.

Tujuan Training Report Writing Technique For Secretary 

Peserta dapat memahami dan terampil dalam membuat  perencanaan laporan, menganalisis  permasalahan dan menulis laporan manajerial.

 

Materi Training Report Writing Technique For Secretary 

  • Jenis-jenis laporan manajerial
  • Mengenali pembaca laporan
  • Persiapan penulisan
  • Proses perencanaan laporan
  • Proses persiapan sebelum membuat laporan
  • Proses pembuatan laporan
  • Cara menyusun laporan
  • Cara membuat berbagai macam laporan
  • Does dan don’ts dalam menyusun laporan
  • Studi kasus
  • Praktek membuat laporan

 

FILE MANAGEMENT & DATA BASED SYSTEM

DESKRIPSI TRAINING FILE MANAGEMENT & DATA BASED SYSTEM

File Management & Database System ini akan membekali para sekretaris dan administrasi profesional mengenai pengelolaan arsip perusahaan dengan menggunakan database maupun secara manual, yang selama ini sering menjadi masalah di mana pencarian arsip memerlukan waktu lama dan kadang ada arsip yang tidak dapat ditemukan.

TUJUAN TRAINING FILE MANAGEMENT & DATA BASED SYSTEM

Tujuan dari pelatihan ini :

  • Memahami bagaimana mengelola arsip secara manual dan program komputer.
  • Mampu menyusun arsip berdasarkan database.
  • Mampu menggunakan strategi pemilihan program database.
  • Mampu mengimplementasikan program database untuk sistem pengarsipan.

MATERI TRAINING FILE MANAGEMENT & DATA BASED SYSTEM

  1. Introduction to file management,
  2. File structure,
  3. Saving files,
  4. File references,
  5. Shared files,
  6. Case Study,
  7. Concept of file management with database system,
  8. Database program selection strategy for file management system,
  9. Case simulation,
  10. Database program implementation for file management system,
  11. Case simulation

 

PERJALANAN DINAS

DESKRIPSI PERJALANAN DINAS

Sistem manajemen perkantoran yang baik dapat menunjang kelancaran kinerja perusahaan yang kemudian akan mempermudah tercapainya kesuksesan suatu perusahaan. Hal yang perlu untuk dikaji guna mencapai terwujudnya hal tersebut adalah mengenai bagaimana proses yang terjadi didalamnya, apakah proses tersebut dapat mendukung penuh terhadap proses bisnis yang lain. Manajemen perkantoran yang baik meliputi fungsi administrasi, ilmu teknis, dan fungsi supervisi guna mencapai produktivitas perusahaan yang optimal. Salah satu bidang manajemen yang penting untuk diperhatikan adalah mengenai manajemen perjalanan dinas, bagaimana tata cara pengaturan pertemuan perjalanan dinas, penyusunan jadwal serta topic yang diperlukan. Perjalanan dinas akan memberikan input positif bagi orang yang berkepentingan (menjalankan tugas dinas) tersebut. Dengan melakukan perjalanan dinas, diharapkan mampu untuk menambah ilmu baru guna kepentingan kemajuan perusahaan.

 

TUJUAN PERJALANAN DINAS

Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta mampu :

  1. Mengetahui betapa pentingnya program manajemen perjalanan dinas guna mendukung kelancaran bisnis
  2. Memahami dan dapat mengimplementasikan bagaimana mengelola perjalanan dinas dengan optimal
  3. Lebih terampil dalam mengelola perjalanan dinas

MATERI PERJALANAN DINAS

  1. Definisi Perjalanan Dinas
  2. Peran Perjalanan Dinas dalam memajukan perusahaan
  3. Tujuan dan manfaat Perjalanan Dinas
  4. Persiapan dan pengaturan waktu perjalanan dinas
  5. Pembiayaan Perjalanan Dinas

Secretary Training 2015

Secretary Training 2015

Informasi seminar 2015 | Informasi Training 2015 | Jadwal Training terbaru 2015 | info seminar 2015 | Info training 2015 | Jadwal Seminar 2015 | Jadwal training 2015 | Jadwal Workshop 2015| Info training indonesia 2015 | Seminar Running 2015 | Training Running 2015 | In-House Training 2015 | Pelatihan Running 2015

LEARNING OUTCOMES

Why You Are Exclusively  Invited to this event?

A full understanding of values, personal motivation and positive thinking can enhance your effectiveness at work, reflecting on its importance and the impact it can have.

  • Assertiveness and communication techniques to enable leadership skills to manage their Executive successfully

  • Techniques to stay ahead in the field and manage their development, particularly with regard to new technology, networking and self-improvement

  • Management tools which will enable them to be more productive, including project management and prioritising

  • Practical application of emotional intelligence and NLP techniques to build effective relationships at all levels

WHO MUST ATTEND

Secretaries, Office Administrators, Office Managers, Confidential/Executive/Private Secretaries, Personal Secretaries, Principal/Personal/Administrative Assistants,  Public Relations Executives, Guest Relations Officers, Customer Relationship Managers & Executives, Account Managers & other frontline and support staff.

COURSE DETAILS

Course Content is subject to updates

Session 1: Being More than Just a Secretary
You’ll explore several key attitudes, beliefs and behaviors that set some professional administrator up for success. This workshop will provide you with strategies to take ownership of your own success in the workplace.

Session 2:  Assertive Communication in Modern Business Environment
If your job involves lots of coordination and interaction with many individuals of different levels, it makes sense for you to sharpen your assertive communication skills. To be assertive means that you express yourself effectively and stand up for your point of view, while also respecting the rights and beliefs of others.

Session 3 :  Inculcating Leadership to Add Value Beyond Administrative Efficiency
Beyond your job scope, you’re a budding leader because you hold the fort in your office. From the time you get up in the morning through the end of the work day, there are simple habits you could inculcate to be a better leader day by day so that you’re more productive, efficient and fulfilling.

Session 4 : Managing Stress
Brought home the baggage of stress, frustration and grudges? Discover easy ways to cleanse your mind and body of the negatives vibes that would affect your work performance, emotional health and family relationship.

Session 5: Managing Multiple Projects with technology
What’d work life be without the assistance of good software to help you keep track of your work? Learn to use existing software to manage your bosses’ schedules and company’s projects.

Session 6: Letting Your Finances work for you

Managing personal finance wasn’t in your job description, but it is a very important component given. This informative session helps you apply some fundamentals in budgeting and managing finances to achieve your financial goals.

Session 7: Building a Confident Image by Image Consultant

Through a series of tips from a reputable group of image consultants, find out what dressing matches your personality, and the colors that would bring the best out of you.

Supervisory Skills and Leadership for Secretary

Informasi seminar 2015 | Informasi Training 2015 | Jadwal Training terbaru 2015 | info seminar 2015 | Info training 2015 | Jadwal Seminar 2015 | Jadwal training 2015 | Jadwal Workshop 2015| Info training indonesia 2015

—————————————————————————————————————————————————-

13 – 15 Januari 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta (Bisa Menyesuaikan)

Instructor by : Syafaruddin Alwi

 

DESKRIPSI

Managerial & Leadership Skills Training merupakan suatu program training yang diberikan kepada mereka yang mendapatkan suatu perubahan peran dari “bekerja sendiri” menjadi bekerja “melalui orang lain”. Sedangkan 4 aspek yang perlu dikuasai seorang supervisor :

  • Managing Performance : pengembangan kemampuan supervisor dalam mengelola kinerja dirinya dan tim nya sesuai dengan arah dan target Perusahaan.
  • Managing Yourself : pengembangan kemampuan untuk mengelola diri sendiri agar bisa melakukan introspeksi dan pengembangan diri untuk berperan efektif sebagai supervisor
  • Managing People : kemampuan untuk mengelola tim dengan keberagaman karakteristik orang yang ada di dalamnya

OUTLINE MATERI

  1. Pengenalan Organisasi, Peran, Tugas, Otoritas dan Tanggung Jawab (review)
  2. Prinsip dan latihan dalam Goal Setting
  3. Prinsip dasar Coaching, Counseling & Mentoring
  4. Bagaimana memberikan feed back secara efektif
  5. Sistematika memahami permasalahan manusia, kontrol dan budaya di dalam organisasi
  6. Pengenalan dan introspeksi diri
  7. Bagaimana mengembangkan dan mempertahankan motivasi diri
  8. Manajemen waktu dan prioritas
  9. Perencanaan, monitoring, delegasi dan kontrol dalam manajemen tugas
  10. Mengenali keberagaman anggota tim dan bagaimana memotivasi mereka
  11. Menangani berbagai macam tipe staff (video showing)

TRAINING METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation

FACILITY

Training Kit

Handout

Certificate

Lunch + 2 X Coffee Break

Souvenir

Pick Up Participant

SECRETARIES DEVELOPMENT PROGRAMME

DESKRIPSI TRAINING

Untuk menjadi sekretaris yang profesional, seseorang bukan hanya dituntunt untuk terampil menyelesaikan tugas-tugasnya di kantor. Ia harus bisa merencanakan dan mengorganisir pekerjaan, serta mengontrol seluruh pekerjaan, diikuti keterampilan bergaul dan menempatkan diri dengan baik. Training ini akan membahas tuntas metode untuk meniti karir puncak sebagai sekretaris yang baik, mulai dari memiliki keterampilan managerial skill, memiliki etika dan perilaku yang baik, mampu menjalankan fungsi PR bagi perusahaan, hingga memahami bagaimana berpenampilan yang professional.

Setelah mengikuti pelatihan ini, diharapkan para peserta dapat memiliki kemampuan mengendalikan dan mengelola diri sendiri, menggali potensi diri dengan lebih baik dan meningkatkan rasa percaya diri, mampu berinteraksi dengan orang lain dan dapat menerapkan tata krama yang baik dalam memberi pelayanan kepada atasan, karyawan internal, maupun tamu

 

MATERI TRAINING

  1. Managerial skill for Secretary:
  • Planning: Pengertian dan ruang lingkup tugas sekretaris, peranan sekretaris perusahaan, merencanakan pekerjaan dan tugas sekretaris.
  • Organizing: Mengorganisir pekerjaan sekretaris.
  • Actuating: Melaksanakan pekerjaan sekretaris.
  • Controlling: Mengontrol pekerjaan yang telah dilakukan (check & re-check)
  1. Time management:
  • Time wasters
  • Golden rules for getting things done
  • Management tools
  1. Apa itu stress
  • Stress management
  • Akibat stress
  • Kiat menangani stress
  1. Etika bekerja:
  • Etika pada atasan/pimpinan, how to handle your boss
  • Etika pada pelanggan: Menerima tamu, memberi salam (greetings),
  • Etika pada karyawan lain.
  1. Interpersonal communications skill:
  • Active listening
  • Sopan santun berbicara.
  1. Public relations for secretary:
  • Peran dan keterampilan yang diperlukan sekretaris sebagai PR
  • Menjaga citra positif perusahaan di mata publik
  • Menjalin hubungan dengan media massa
  • Menyelenggarakan event perusahaan, dll.
  1. Telephone technique & courtesy:
  • Menerima telepon
  • Holding/transferring
  • Menelepon.
  • Menghadapi penelepon sulit.
  1. Professional Grooming and Wardrobe
  • Pentingnya penampilan
  • Tips berbusana yang tepat & menarik

 

INSTRUKTUR & CV

Th. Agung M. Harsiwi, S.E., M.Si./ Team    

  1. Formal Education:
  • Faculty of Economics, ManagementS1UniversitasGadjahMada(UGM), Yogyakarta, 1990-1995.
  • Master of Science inthe Faculty of EconomicsS2UGM, Yogyakarta, 1998-2001.
  1. Experiences

Mrs. Harsiwi teaching materials with the scope of materials management Introduction to Business, Introduction to Management, Fundamentals of Management, Principles of Management, Organizational Behavior, Change Management, Financial Management, Advanced Financial Management, Portfolio Theory and Investment Analysis, Project Feasibility Study, Corporate Budgeting, Communication Business. While in the Master of Management program experts in the field of Organizational Theory, Human Resource Management and Strategic Human Resource Management. Mrs. Harsiwi also a researcher in the field of Human Resource Management and Organization 1996-present. Experience in business consultant and instructor training and organizational HRM 1996-present and Assessor Accreditation National Accreditation Board of Higher Education (BAN PT) 2008-present.

TRAINING METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation 

FACILITY

  • Module / Handout
  • Sertifikat
  • Training Kit
  • Souvenir
  • Dinner / City tour (Merapi Offroad/Prambanan/Borobudur/Wonosari Beach..etc) Pilih salah satu.
  • Pick up dari bandara jika mengirimkan minimal 3 orang