Category Archives: General Affair

General Affairs Management

Deskripsi Training General Affairs Management

Fungsi General Affairs ( GA ) di Organisasi merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas tugas yang kompleks karena memberikan layanan baik untuk organisasi maupun untuk mendukung operasional fungsi lain. Namun dibanyak perusahaan fungsi GA sering dianggap remeh dan kurang dihargai, kenapa hal ini bisa terjadi? Apa yang salah?. Apa yang harus dilakukan oleh General Affairs sebagai fungsi dengan peran sebagai supporting function?
Dalam pelatihan dua hari ini peserta akan diajak bersama sama melihat lebih dalam lagi fungsi dan peran manajerial dari GA dalam mendukung sasaran dan strategi organisasi. Apa yang harus dilakukan agar fungsi GA lebih diakui perannya dalam mendukung sasaran organisasi?



Objective Training General Affairs Management

  • Memahami fungsi dan peran manajerial GA ( General Affairs ) di dalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi yang telah ditetapkan.
  • Lebih memahami arti layanan yang diharapkan oleh organisasi ( service excellence ) dari General Affairs.
  • Mampu menganalisa kinerja GA ( General Affairs ) serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs.
  • Mampu menetapkan kompetensi standar yang harus dimiliki oleh profesional General Affairs

Materi Training General Affairs Management

  • Fungsi dan peran General Affairs di organisasi dalam mendukung sasaran dan pelaksanaan strategi organsiasi
  • Fungsi dan peran General Affairs dilihat dari sisi proses dan sistem
  • Memahami arti layanan serta menetapkan kunci keberhasilan dari General Affairs dalam melayani organsisasi maupun operasional fungsi lain.
  • Mencari penyebab masalah yang sering timbul dalam
    • Penanganan kepentingan perusahaan yang berhubungan dengan masalah perijinan
    • Penanganan berbagai Akomodasi Karyawan dan Tamu Perusahaan
    • Penanganan Fasilitas dan Jaminan Sosial
    • Pengelolaan fasiitas perusahaan
  • Menetapkan area manajerial internal GA ( General Affairs )  yang masih perlu ditingkatkan
  • Menetapkan kompetensi yang diperlukan oleh profesional GA ( General Affairs )
Iklan

FACILITY MANAGEMENT

Deskripsi Training Facility Management:

Salah satu kunci sukses usaha pada abad ke-21 sangat erat kaitannya dengan kemampuan organisasi dalam mengendalikan sarana dan prasarana yang dimiliki berdasarkan dengan kondisi kerja dan lingkungan kerja yang dilandasi dengan kebutuhan kerja. Facility management (FM) mengintegrasikan prinsip ilmu teknis, administrasi bisnis dan perilaku manusia dalam mencapai produktivitas kerja yang lebih optimal. Facility management sebagai sebuah proses manajemen terpadu yang mempertimbangkan orang, proses dan tempat dalam konteks organisasi, yang mencakup lingkungan fisik yang efisien, teknologi, keamanan, serta kenyamanan dan kesehatan kerja
Fungsi Facility management adalah memaneg fasilitas mulai dari manajemen administrasi sarana dan prasarana hingga pengelolaan serta pemeliharaan dan perbaikan aset untuk menunjang pekerjaan karyawan.
Pelatihan ini akan membahas keterampilan praktis yang dapat langsung dipraktekkan dalam aktivitas bisnis sehari-hari



Tujuan Training Facility Management:

Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta dapat:

1. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan tentang facility management
2. Mampu mendesain tempat kerja yang nyaman, sehingga akan berdampak terhadap produktivitas karyawan.



Materi Training Facility Management:

1. Pengertian facility management:

a. Siapakah yang disebut facility manager?
b. Keterampilan umum yang diperlukan seorang facility manager
c. Tantangan bagi facility manager.

2. Work space ecology (ekologi tempat kerja):

a. Perencanaan disain ruang berdasarkan karakteristik tenaga kerja
b. Strategi tempat kerja modern.

3. Engineering system and services:

a. Efficient energy management
b. Engineering system components: mechanical, lighting, ventilation, plumbing, electrical, furniture, sound/noise, data and communications, Computer Aided Facility Management (CAFM)

4. Office management:

a. Facility information
b. Pengendalian dokumen dan data
c. 5 R
d. Office forms
e. Office supplies
f. Office purchases
g. Internal communications
h. Staff relations
i. Event organising
j. Record management
k. Project development
l. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).

5. Environmental design:

a. Human engineering/ergonomics,
b. Healthy indoor air quality
c. Green office

6. Facility performance: Post Occupancy Evaluation (POE).

GENERAL AFFAIR DAN BAGIAN AKUNTANSI

Deskripsi Training General Affair dan Bagian Akuntansi

Bagian perusahaan sangat beragam diantaranya General Affair dan juga bagian akutansi. General Affair dan akuntansi saling menunjang dalam kegiatan operasional perusahaan sehingga sangat diperlukan pemahaman tentang GA dan Akutansi.  General Affair (GA) atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan- pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unitkerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasadisebut “Job Matrix” yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang GA dituntutmenyelesaikan beberapa permasalahan, sedangkan Pemahaman yang baik mengenai akuntansi, akan mampu mengevaluasi kondisi perusahaan yang dicerminkan dari laporan keuangan perusahaan.

 

Tujuan Training General Affair dan Bagian Akuntansi

  1. Memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas divisi General Affair sehingga peserta dapat meingkatkan kinerjanya.
  2. Memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam divisi General Affair dan bisa menyelesaikan masalah- masalah tersebut.
  3. Peserta diharapkan mampu memahami konsep, metodologi, dan teknik dasar akuntansi sebagai dasar pengambilan keputusan dari cerminan laporan keuangan.

 

Materi Training General Affair dan Bagian Akuntansi

  1. Melakukan pengelolaan dan Pengadaan kendaraan dinas
  2. Perawatan gedung  dan perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb) dan Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
  3. Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  4. Semua bentuk perizinan perusahaan
  5. Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
  6. Keamanan perusahaan (satpam, security)
  7. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
  8. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan dan saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
  9. Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
  10. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
  11.  Mengurusi dan mengelola kantin jika ada
  12. Pemahaman data akuntansi :
    • Berbagai hal yang membentuk data akuntansi
    • Biaya dan Pengeluaran
    • Akuntansi dan Tingkat Harga
    • Problema Dalam Mengukur Pendapatan
  13. Pencatatan dan Pengklasifikasian transaksi financial
    • Aktiva & berbagai sumbernya
    • Debet & Kredit
    • dalam buku kas
    • Buku entry original
    • Neraca Saldo ( Trial Balnce )
    • Buku Kas Sekundair
    • Pengawasan uang tunai ( Cash )
    • Surat Hutang ( Notes ) & Surat Wesel ( Draft )
    • Buku Entry Original lainnya
  14. Siklus akuntansi
  15. Adjusting dan rekapitulasi rekening
  16. Laporan keuangan : Neraca, Laba-Rugi, Cashflow
  17. Case and Study

GENERAL AFFAIRS (GA) ACTIVITY

Deskripsi :

Divisi GA atau Biro Umum atau Biro Kesekretariat adalah suatu unit yang memberikan service atau pelayanan unit kerja atau divisi lain. Bisa disebut bahwa GA melayani hamper seluruh unit kerja di perusahaan dalam hal administrasi maupun hal-hal yang bersifat teknis

Walaupun pekerjaannya kompleks seorang petugas GA bahkan manajernya sering merasa menjadi warga kelas 2 di dalam perusahaan. Padahal fungsi  di Perusahaan merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas-tugas yang rutin dan kompleks.

Hal ini terjadi karena individu-individu di unit GA / General Affairs sering tidak memahami fungsi dan tugasnya serta kurang bekerja secara professional

Training  ini dirancang agar peserta lebih memahami tugas dan peran GA di dalam perusahaan dan dapat melakukan tugas-tugasnya secara professional dalam mendukung dan berkontribusi maksimal dalam mencapai sasaran perusahaan.      

Materi Training General Affairs (GA) activity:

Peran dan Tugas General Affairs Officer (GA)

  • General Affairs sebagai tulang punggung kegiatan Perusaahan
  • General Affairs, Biro Umum dan kesekretariatan
  • Peran dan Tugas seorang General Affairs manager

Komunikasi Intern dan Extern

  • Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Interpersonal dalam tugas
  • Negosiasi untukkelancaran tugas

Decision Making Technique untuk GA Activity

  • Permasalahan-permasalahan kegiatan GA – General Affairs
  • Teknik effektif dalam mengatasi masalah GA – General Affairs

Aktifitas GA dan Teknik pelaksanaannya

  • Aktifitas Internal
  • Aktifitas eksternal
  • Kiat-kiat sukses dalam pelaksanaannya

Strategy Monitoring aktifitas GA – General Affairs

  • Security Control System
  • Equipment Maintenance System
  • Event Organizing Technique for Organization Event

GENERAL AFFAIR OFFICER WITH DATA PROCESSING & FILING SYSTEM

TRAINING INTRODUCTION GENERAL AFFAIR OFFICER:

Peran GA officer dalam organisasi umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran Sales officer dan Production Officer yang secara langsung menghasilkan profit bagi organisasi.

Padahal sebagai supporting unit, General Affair (GA) memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa GA officer yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal.

Karakteristik pekerjaan dari GA officer adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas dan keterampilan teknis yang umum.

Aspek-aspek yang dibutuhkan untuk menjadi Professional General Officer adalah sebagai berikut : memahami competency berdasarkan ISO 9001, mengetahui competency matrix yang harus dipenuhi, memahami konsep dari personality characters, interpersonal skill yang baik, mampu melakukan proses coaching & counseling, mengetahui effective communication, time management fundamentals, memahami lobby and negotiation, mampu melakukan coordination yang baik kepada sejumlah pihak ahli yang terkait dengan pekerjaan teknis, mengetahui continuous improvement fundamentals with 5S/R method, mengetahui check list for office and factory environment maintenance berdasarkan ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001, memahami filing system fundamentals yang baik, mampu menggunakan aplikasi Ms Excel and Powerpoint dengan baik untuk keperluan correspondence, data processing and presentation, mengetahui Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan untuk mengevalusi kinerja departemen GA.

Apabila aspek-aspek tersebut sudah terbentuk, maka kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi dan berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat memdukung tercapainya visi dan misi organisasi secara efektif dan efisien.

 

TRAINING OBJECTIVE GENERAL AFFAIR OFFICER:

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu :

  1. Memahami tugas dan tanggung jawab General Affair officer dengan skala waktu pengerjaannya.
  2. Mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk General Affair Officer.
  3. Mengetahui dan memahami program training yang dibutuhkan untuk memenuhi kompetensi secara umum dari departemen GA berdasarkan standard ISO 9001.
  4. Memahami komunikasi yang efektif.
  5. Memahami konsep personality characters.
  6. Memahami konsep interpersonal skill.
  7.  Memahami konsep coaching.
  8. Memahami konsep time management.
  9. Memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik.
  10.  Memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik.
  11. Memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien.
  12.  Memahami penggunaan system penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor.
  13.  Memahami pokok-pokok continuous improvement dengan metode 5S/R.
  14. Melakukan General Affair data processing secara efektif dan efisien dengan menggunakan Excel 2007.
  15. Menggunakan sejumlah formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit ( Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) berdasarkan standar ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001.
  16. Menganalisa faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas General Affair officer dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut.

 

CAKUPAN MATERI TRAINING GENERAL AFFAIR OFFICER WITH DATA PROCESSING & FILING SYSTEM 

  •  Understanding of GA – General Affair Officer Concept.
  • Job Information for GA  – General Affair Officer.
  • Key Performance Indicator for GA -General Affair Officer.
  • Generic Competencies Based Training Program For GA  – General Affair ( Supervisory, Staff and Driver).
  • Organizational Structure of GA Department.
  • Personality Characters Fundamentals.
  • Interpersonal skill Implementation.
  • Coaching skill Implementation.
  •  Time Management Implementation.
  •  Effective Communication Fundamentals.
  • Coordination skill Fundamentals
  • Lobby Skill Fundamentals
  • Negotiation skill Fundamentals
  •  Continuous Improvement Fundamentals with 5S/R method
  •  Filling System Fundamentals.
  •  Design and Layout Office Room.
  •  Design lighting system in the office room and out office room.
  • GA data processing with Excel 2007.
  • Check Sheet form as a guide the general standardization of service quality for internal and external audit (Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) based EMS standard ISO 14001 and OHSAS 18001.
  • General Affair Problem Solving.

General Affairs Professional

Tujuan Pelatihan General Affairs Professional

Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.

General Affairs adalah supporting unit yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan perusahaan/organisasi/instansi. General Affair mengemban tugas yang cukup banyak dan rumit, sehingga mungkin akan banyak menimbulkan masalah bila tidak di atur dengan sedemikian rupa, untuk itu perlu manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaannya.

Keberadaan divisi General Affair berbeda pada tiap perusahaan, ada yang berada dibawah HRD dan ada juga yang bediri sendiri. Ruang Lingkupnya bervariasi. Pada umumnya mereka mengurus fasilitas dan maintenance gedung, keperluan fasilitas dan alat-alat kantor, kendaraan kantor, perijinan, perundangan, gangguan, kebakaran, kesehatan karyawan, safety dan keamanan, penerimaan tamu , permasalahan ketenagakerjaan (industrial relation) , Permasalahan atau kegiatan yang berhubungan dengan Tanggung Jawab Perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya (community development / corporate social responsibility), memanage Penghargaan Terhadap Karyawan (rewards), outbound, event khusus, mencari tenaga kerja baru (recruitment), dan banyak hal lain yang belum disebutkan.

Untuk itu butuh skill yang memadai untuk mengelola semua hal tersebut, melalui training peserta akan diberikan pemahaman dan pengetahuan dari trainer/praktisi yang telah mengelola General Affair dengan baik.



Tujuan dan sasaran program General Affairs Professional

  1. Memahami Defenisi, Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair (GA) dalam perusahaan guna mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
  2. Memahami dan mampu memberikan service excellence kepada semua Internal & External Customer.
  3. Memahami dan menguasai semua bisnis proses GA
  4. Mampu menganalisa kinerja GA serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs.

Mampu menetapkan kompetensi minimal yang harus dimiliki oleh profesional General Affairs



Materi / Outline General Affairs Professional

  • Defenisi, Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair (GA)
  • Kompetensi Minimal Profesional GA
  • Job Description General Affair
  • Bisnis Proses GA dan KPI GA
  • Area Tanggung Jawab GA
    • Building Management, Asset management
    • Keamanan / Security dan ketertiban, kebersihan
    • Kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
    • Perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
    • Perizinan Tenaga Kerja Asing
    • Cleaning Service dan penanganan limbah
    • Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk Tamu
    • Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
    • Alat Tulis Kantor (ATK)
    • Penanganan Listrik, Air dll.
    • Pelaksanaan event khusus
    • Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
    • Outsourcing Management / Labour Suply
    • Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
  • Service Excellence
  • Komunikasi internal & Eksternal
  • PProblem Solving dalam area GA

General Affairs Officer Program – Meningkatkan Kinerja dan Citra GA

Deskripsi

Peran General Affairs Officer di Perusahaan sangat penting dan vital, karena memberikan service / layanan ke organisasi dalam kaitannya dengan kewajiban organisasi dengan pihak regulator, serta urusan internal organisasi yang bukan merupakan tugas fungsional, tetapi diperlukan untuk mendukung pelaksanaan tugas fungsional. Tidak jarang terjadi apabila ada permasalahan / ketidak lancaran dalam pelaksanaan tugas-tugas fungsional, ataupun keterlambatan dalam penyelesaian kewajiban organisasi yang berkaitan dengan regulator, General Affairs akan dianggap tidak menampilkan kinerja yang maksimal.

Pada pelatihan ini peserta akan diajak untuk mendalami tugas dan tanggung jawab GA Officer, serta menetapkan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerjanya serta menetapkan kompetensi yang sangat diperlukan bagi seorang GA Officer.

Sasaran Pelatihan General Affairs Officer Program:

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan akan memahami apa peran, tugas dan tanggung jawab GA Officer pada umumnya, serta mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Outline  General Affairs Officer Program

  1. Peran General Affairs di Organisasi
  2. Ruang lingkup kegiatan General Affairs
  3. Tugas dan tanggung jawab GA Officer
  4. Hubungan Internal dan eksternal GA Officer
  5. Menetapkan faktor keberhasilan bagi GA Officer
  6. Menetapkan kompetensi yang disyaratkan bagi GA Officer
  7. Meningkatkan kinerja dan citra General Affairs

GENERAL AFFAIR MANAGEMENT DEVELOPMENT

CAKUPAN MATERI TRAINING GENERAL AFFAIR MANAGEMENT DEVELOPMENT:

  1. fungsi  dan peran general affair di organisasi dalam mendukung sasaran dan pelaksanaan strategi organisasi
  2. fungsi dan peran General Affair (GA) dilihat dari sisi proses dan sistem
  3. memahami layanan sebagi kunci keberhasilan dalam melayani organisasi/operasional fungsi
  4. mencari penyebab masalah yang sering timbul dalam: pengurusan perijinan,akomodasi tamu/karyawan,fasilitas /jaminan.
  5. manetapkan kompetensi yang diperlukan oleg profesional General Affair (GA)

PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS (Berbasis Ms.Excel VBA 2007/2010)

LATAR BELAKANG TRAINING PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

Mengelola database kendaraan dinas bukanlah hal yang mudah, apalagi jika jumlah kendaraan perusahaan sudah sedemikian besar dan kompleks. Bagian kendaraan atau General Affairs yang khusus menangani tata-kelola kendaraan dinas dituntut untuk mampu memberikan informasi yang cepat dan akurat tentang kondisi terkini dari seluruh kendaraan dinas yang berada dalam pengawasannya.

Apa saja informasi yang diperlukan sehubungan dengan pengelolaan dan pengawasan terhadap kendaraan dinas perusahaan yang harus disampaikan kepada pimpinan perusahaan?, biasanya terdiri dari 2 hal yaitu :

  1. Biaya service setiap unit kendaraan.
  2. Biaya transportasi setiap pemakai kendaraan.

Untuk mendapatkan informasi tersebut, diperlukan database atau pencatatan terhadap setiap transaksi biaya service, biaya transportasi dan korespondensi sehubungan dengan kegiatan tersebut.Dengan adanya pencatatan dan pengelolaan data yang teratur dan detail, maka perusahaan dapat melakukan pengawasan yang lebih efektif dan akurat atau melakukan monitoring secara berkesinambungan terhadap seluruh kendaraan dinasnya, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengambil kebijakan lebih lanjut terhadap kendaraan yang ada.



PEMBAHASAN TRAINING PENGELOLAAN KENDARAAN DINAS

Software ini memiliki keunggulan tersendiri dibanding software serupa, karena memiliki konsep pengelolaan database yang universal, antara lain :
A. Master database kendaraan yang lengkap
B. Pemberian kode service sesuai kategori service yang dapat domodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
C. Database bengkel relasi service
D. Database biaya service kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

  1. Tanggal service
  2. Kilometer service
  3. Ongkos kerja
  4.  Biaya Ganti oli
  5. Biaya service per-kode service
  6. Uraian service/penggantian suku cadang
  7. Kode service

E. Database biaya transportasi kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

  1. Pembelian Bahan Bakar Solar/Premium/Petramax
  2. Kilometer pembelian BBM
  3. Biaya pembelian BBM
  4. Biaya tol harian
  5. Biaya parkir harian
  6. Biaya lain2 harian

F. Database riwayat dan surat-menyurat kendaraan secara detail dan lengkap, seperti :

  1. Surat Perintah Kerja Bengkel
  2. Surat Jalan Kendaraan
  3. Serah Terima Kendaraan
  4. Surat Keterangan Tugas Pembawa Kendaraan
  5. Surat Kuasa Pengurusan STNK, Pajak, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame.
  6. Surat Klaim ke Bengkel Asuransi.

G. Formulir-formulir kendaraan :

  1. Permintaan Service Kendaraan
  2. Laporan Kerusakan Kendaraan
  3. Permintaan Kendaraan dan Sopir
  4. Pengecekan Kondisi Kendaraan (opname)
  5. Daftar Riwayat Klaim Asuransi
  6. Permintaan Pool Car
  7. Tabel Lelang Kendaraan

H. Fitur Edit-Input tinggal klik untuk merekam kegiatan :

  1. Data detail service kendaraan sesuai kode service masing-masing
  2.  Data detail biaya transportasi setiap hari termasuk catatan jumlah liter BBM dan kilometer

I. SOP Kendaraan, antara lain :

  1.  SOP Service Kendaraan
  2.  SOP Klaim Asurasi Kendaraan

J. Tabel jumlah penumpang kendaraan antar jemput sesuai jadwal kerja (Non Shift dan Group Shift)
K. Output Laporan :

  1. Laporan Biaya Service per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly).
  2. Laporan Biaya Service seluruh kendaraan berdasarkan kode service (All Report, Monthly, Yearly).
  3.  Laporan Biaya Transportasi per-kendaraan pada bulan tertentu (Monthly).
  4. Laporan Biaya Transportasi seluruh kendaraan setiap bulan dalam tahun tertentu (Yearly), berupa :
    • Besarnya biaya BBM
    • Jumlah liter pemakaian
    • Jumlah kilometer transaksi
    • Besarnya biaya Tol
    • Besarnya biaya Parkir
    •  Besarnya biaya lain-2

5. Resume Biaya Transportasi per-kendaraan (All Report, Monthly, Yearly)

  1. Laporan Jadwal Pengurusan Pajak, STNK, Keur, Ijin Bongkar Muat, Ijin Perusahaan Angkutan dan Ijin Reklame yang akan habis masa berlakunya, sesuai jangka waktu bulan yang diinginkan.
  2. Dashboard Monitoring Kendaraan Dinas. Dengan dashboard ini, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lengkap untuk kendaraan tertentu, seperti identitas kendaraan secara detail, masa berlakunya surat/perijinan kendaraan, jenis asuransi, jenis risiko, usia kendaraan, rata-rata pemakaian BBM, kapan ganti oli terakhir dan kapan ganti oli berikutnya, foto kendaraan dan lain-lain.
  3.  Dapat mencetak otomatis dashboard kendaraan secara masal dalam bentuk file pdf.

General Affair Excellence

Pengantar Training General Affairs

Tata kelola fasilitas kantor atau disebut Facility Management (FM) telah lahir dan berkembang menjadi salah satu sektor industri jasa yang sangat cepat perkembangannya. Walaupun demikian ruang  lingkup  dan  posisinya  masih  saja  belum  jelas.  Hal  ini  terbukti  dari  ketiadaan  kejelasan definisi baku dari FM dan juga masih banyaknya perdebatan dalam menentukan besarnya ruanglingkup dari FM itu sendiri.

Training  ini  merupakan  training  dasar  yang  bertujuan  untuk  membekali  para  pegawai  yang memiliki  tugas  untuk  mengelola  fasilitas  kantor  memahami  tanggung  jawabnya  dan  apa  yang harusnya di  capai.  Selama ini  tata kelola fasilitas  kantor berada di  bawah  kewenangan  Bagian Umum atau juga dikenal sebagai General Affairs sebelum organisasi cukup besar untuk memiliki fungsi FM sendiri.

Training ini akan membahas definisi dari fasilitas management itu sendiri dan juga apa saja yang harus diketahui oleh para pegawai General Affairs untuk memenuhi tugasnya dan berkontribusi dalam kemajuan perusahaan.

Sasaran Belajar Training General Affairs – Facility Management

  • Memahami definisi dari Fasility Management (FM)
  • Memahami apa yang harus dilakukan untuk mengelola fasilitas kantor dengan benar dan effektif.
  • Memastikan ekpektasi organisasi terpenuhi.
  • Memastikan  pegawai  memiliki  sarana  untuk  memonitor  performa  dari  vendor  maupun fasilitas – fasilitas kantor lainnya.

Outline General Affairs – Facility Management

Definisi dari Facility Management (Definition of Facility Management)

  1. PengertianDasar (Basic Understanding)
  2. Kategoriumum pada Facility Management (Category of Facility Management)
  3. Pekerjaan operasional dari Facility Management (Operational of Facility Management in General Affairs unit)
  4. Ruanglinkup di unit General Affairs (Scope of Facility Management function in General Affair Unit)
  5. Hasil/performa yang  diharapkan  dari  General  Affairs  Unit  (Expected  Deliverable  from General Affair)
  6. Carakontrol dan monitor untuk mendapatkan hasil/performa yang diharapkan (Necessary monitoring dan control)
  7. Tantangan yang terjadi sehari – hari (Possible challenge)
  8. Kesimpulan (Conclusion)

 

General Affairs Management

Deskripsi Training General Affairs Management

Fungsi General Affairs ( GA ) di Organisasi merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas tugas yang kompleks karena memberikan layanan baik untuk organisasi maupun untuk mendukung operasional fungsi lain. Namun dibanyak perusahaan fungsi GA sering dianggap remeh dan kurang dihargai, kenapa hal ini bisa terjadi? Apa yang salah?. Apa yang harus dilakukan oleh General Affairs sebagai fungsi dengan peran sebagai supporting function?
Dalam pelatihan dua hari ini peserta akan diajak bersama sama melihat lebih dalam lagi fungsi dan peran manajerial dari GA dalam mendukung sasaran dan strategi organisasi. Apa yang harus dilakukan agar fungsi GA lebih diakui perannya dalam mendukung sasaran organisasi?



Objective Training General Affairs Management

  • Memahami fungsi dan peran manajerial GA ( General Affairs ) di dalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi yang telah ditetapkan.
  • Lebih memahami arti layanan yang diharapkan oleh organisasi ( service excellence ) dari General Affairs.
  • Mampu menganalisa kinerja GA ( General Affairs ) serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs.
  • Mampu menetapkan kompetensi standar yang harus dimiliki oleh profesional General Affairs

Materi Training General Affairs Management

  • Fungsi dan peran General Affairs di organisasi dalam mendukung sasaran dan pelaksanaan strategi organsiasi
  • Fungsi dan peran General Affairs dilihat dari sisi proses dan sistem
  • Memahami arti layanan serta menetapkan kunci keberhasilan dari General Affairs dalam melayani organsisasi maupun operasional fungsi lain.
  • Mencari penyebab masalah yang sering timbul dalam
    • Penanganan kepentingan perusahaan yang berhubungan dengan masalah perijinan
    • Penanganan berbagai Akomodasi Karyawan dan Tamu Perusahaan
    • Penanganan Fasilitas dan Jaminan Sosial
    • Pengelolaan fasiitas perusahaan
  • Menetapkan area manajerial internal GA ( General Affairs )  yang masih perlu ditingkatkan
  • Menetapkan kompetensi yang diperlukan oleh profesional GA ( General Affairs )

PELAYANAN PRIMA BAGI RUMAH SAKIT

LATAR BELAKANG TRAINING Pelayanan Prima Bagi Rumah Sakit

Saat ini, rumah sakit berada dalam persaingan bisnis yang sangat ketat. Dikarenakan banyaknya rumah sakit yang bersaing dalam pemberian pelayanan terbaik, membuat pelanggan menjadi raja dan ratu yang harus diberikan pelayanan bersaing agar para pelanggan tersebut tidak lari dan memilih rumah sakit pesaing kita. Seiring dengan perkembangan zaman dan teknologi, membuat pelanggan menjadi lebih kritis dalam memilih pelayanan terbaik serta menjadi lebih transparan untuk mengungkapkan kritik maupun saran melalui media sosial. Melihat kondisi tersebut, untuk dapat bersaing dan bertahan di tengah persaingan bisnis rumah sakit yang ketat terbut maka rumah sakit tersbut harus meiliki sumber daya manusia yang berkualitas pula agar pelayanan yang diberikan kepada pelanggan dapat optimal. Salah satu aspek penunjang terpenting untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkompeten tersebut adalah adanya kemauan dari SDM rumah sakit tersebut untuk maju dan berkembang. Oleh karenanya paradigma dan sikap mental yang berorientasi melayani, serta pengetahuan dan keterampilan yang mumpuni  dalam melaksanakan pelayanan yang prima merupakan hal yang sangat diperlukan dalam mewujudkan SDM handal tersebut.

TUJUAN TRAINING Pelayanan Prima Bagi Rumah Sakit

Secara umum kegiatan ini ditujukan untuk memberikan pemahaman dan keterampilan yang komprehensif serta membangun paradigma baru tentang pelayanan prima bagi kegiatan pelayanan di rumah sakit.

MATERI TRAINING PELAYANAN PRIMA BAGI RUMAH SAKIT

  • Definisi dan Cakupan Pelayanan
  • Definisi, Jenis dan Karakteristik Pelanggan
  • Standar Pelayanan Prima
    • Penampilan
    • Menyambut Pelanggan
    • Berkomunikasi Dengan Pelanggan
    • 5 Dimensi Kualitas Pelayanan
  • Tiga Pilar Pelayanan
  • Strategi penanganan Keluhan Pelanggan
  • Strategi pengukuran Kepuasan Pelanggan

FACILITY MANAGEMENT

Deskripsi Training Facility Management

Salaha satu kunci sukses usaha pada abad ke-21 sangat erat kaitannya dengan kemampuan organisasi dalam mengendalikan sarana dan prasarana yang dimiliki berdasarkan dengan kondisi kerja dan lingkungan kerja yang dilandasi dengan kebutuhan kerja. Facility management (FM) mengintegrasikan prinsip ilmu teknis, administrasi bisnis dan perilaku manusia dalam mencapai produktivitas kerja yang lebih optimal. Facility management sebagai sebuah proses manajemen terpadu yang mempertimbangkan orang, proses dan tempat dalam konteks organisasi, yang mencakup lingkungan fisik yang efisien, teknologi, keamanan, serta kenyamanan dan kesehatan kerja

Fungsi Facility management adalah memaneg fasilitas mulai dari manajemen administrasi sarana dan prasarana hingga pengelolaan serta pemeliharaan dan perbaikan aset untuk menunjang pekerjaan karyawan.

Pelatihan ini akan membahas keterampilan praktis yang dapat langsung dipraktekkan dalam aktivitas bisnis sehari-hari

Tujuan dan Manfaat Training Facility Management

Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta dapat:

  1. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan tentang facility management
  2. Mampu mendesain tempat kerja yang nyaman, sehingga akan berdampak terhadap produktivitas karyawan.

Materi Training Facility Management

Materi lebih difokuskan kepada topik-topik yang terkait langsung dengan :

  1. Pengertian facility management:
    1. Siapakah yang disebut facility manager?
    2. Keterampilan umum yang diperlukan seorang facility manager
    3. Tantangan bagi facility manager.
  2. Work space ecology (ekologi tempat kerja):
    1. Perencanaan disain ruang berdasarkan karakteristik tenaga kerja
    2. Strategi tempat kerja modern.
  3. Engineering system and services:
    1. Efficient energy management
    2. Engineering system components: mechanical, lighting, ventilation, plumbing, electrical, furniture, sound/noise, data and communications, Computer Aided Facility Management (CAFM)
  4. Office management:
    1. Facility information
    2. Pengendalian dokumen dan data
    3. 5 R
    4. Office forms
    5. Office supplies
    6. Office purchases
    7. Internal communications
    8. Staff relations
    9. Event organising
    10. Record management
    11. Project development
    12. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
  5. Environmental design:
    1. Human engineering/ergonomics,
    2. Healthy indoor air quality
    3. Green office
  6. Facility performance: Post Occupancy Evaluation (POE).

SERVICE WITH DELIGHT (FOR GA & SUPPORT TEAM)

LATAR BELAKANG PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

Pemahaman yang sempit dan memaknai peran penting dari posisi General Affairs/ GA dan Supporting yang pendek dari rentetatan proses kerja ataupun kegiatan kerja sehari – hari.



TUJUAN PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

Pelatihan ini bertujuan untuk membangun SERVICE WITH DELIGHT mindset, yang diharapkan mampu menstimulan peserta untuk mengubah perilaku pelayanan terhadap pelanggan ( internal dan eksternal ) dari kriteria standard menjadi memuaskan.
Dalam pelatihan ini juga ditujukan untuk membangun perilaku yang mau mengerti terhadap keinginan pelanggan terlebih dahulu, menjauhkan perilaku yang berbasis egosentris, sehingga mampu bekerja dan melayani dengan senang hati.
Peserta juga diharapkan mampu mengenali kelebihan dan kelemahannya secara individu, dan mengetahui area-area yang harus di-improve, serta memahami jika service / pelayanan dan keinginan dari customer tak akan pernah bertemu dalam titik diam kepuasan ( satifaction point ).
Secara mendalam akan ditanamkan tentang bagaimana kepuasan pelanggan berdampak besar terhadap kelangsungan bisnis. Dan hubungan perilaku memuaskan pelanggan sebagai salah satu bagian penting dari pencapaian visi, misi, dan target perusahaan.

Setelah pelatihan peserta diharapkan :

  1. memiliki paradigma baru tentang service quality mindset ( baik secara individu maupun secara tim ).
  2. memiliki kesadaran bahwa kualitas dibangun melalui siklus proses yang mengintegrasikan semua fungsi dalam perusahaan.
  3. menghadapi kondisi customer yang sulit maupun kondisi pressure pekerjaan yang sulit.
  4. memiliki ketrampilan untuk menghadapi berbagai kondisi di dalam pelayanan pelanggan.
  5. memiliki kiat-kiat di dalam menyelesaikan masalah sulit pada saat menghadapi pelanggan.
  6. mampu membuat alur dan proses kerja yang berimbas dengan meningkatkan pelayanan saat ini menjadi pelayanan dengan hati.
  7. menemukan faktor penyebab utama dari setiap permasalahan dan menghilangkan faktor bias dalam penyelesaian masalah.




CAKUPAN MATERI PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

HARI PERTAMA:

  1. ” What is Service ”
    • Memahami dan mengerti dengan baik apa itu pelayan dan aspek-aspek yang yamg membuat palayanan itu menjadi pelayanan prima apakah itu sitem yang mengatur, produk yang membuat daya jual yang baik serta bagaimana bentuk pelayanan itu sendiri dikemas sehingga menciptakan proses yang berkesinambungan, serta pemahaman bahwa proses selanjutnya adalah Customer kita ( the next process is our customer )
  2. ” What is Service ” Part 2
    • Memahami dan mengerti dengan baik bahwa pekerjaan yang dipilih adalah pekerjaan yang tidak bisa dipisahkan dengan melayani ( service ), sehingga bukan mengelak untuk sedikit mungkin melayani atau acuh tak acuh terhadap masukan terhadap kinerja kita atau tim kita, tapi bagaimana service ( melayani ) menjadi tanggung jawab dan budaya.
  3. Impacts from your service
    • Mengetahui dampak ataupun akibat yang ditimbulkan ataupun yang berimbas dari pelayanan yang diberikan.
  4. The process of communication ; Knowing your Customer
    • Bagaimana mengkomunikasan dengan teknik dan bahasa yang baik mengatur tatanan bahasa yang runtun dan jelas sehingga mampu menjadi symbol kekuatan anda dan menjadi daya tarik terhadapa pelanggan anda. Mencoba mengidentifikasikan bagaimana tipikal pelanggan anda sehingga mampu memetakan dengan benar bagaimana melakukan SERVICES WITH DELIGHT.

HARI KEDUA:

  1. Coping with anger and complaining customers, 3 steps to assertive behaviour to help turn customers around
    • Mampu menghadapi pelanggan yang sedang melakukan complaint dengan bijaksana tanpa memberikan feedback atau respon negative terhadap pelanggan, baik dengan pelanggan yang memiliki tipical emosional ataupun yang datar (biasa-biasa saja). Melakukan edukasi kepada pelanggan sehingga pelanggan benar –benar mengetahui kondisi yang sebenar-banrnya terhadap proses kerja yang sedang anda lakukan, dengan pola-pola pendekatan aseriveness tidak dengan pola menggurui
  2. Role Play ang grup discussion
    • Setelah mengetahui dan memahami Sevice, karakteristik customer dan bagaimana mengatasi masalah, maka peserta mencoba mempraktekan yang mereka ketahui dengan sebuah skenario didalam kelompok kecil. Kemudian mendiskusikan dengan peserta lain mengenai cara penanganan permasalahan juga jalan keluar yang menguntungkan kedua belah pihak (win – win solution).
  3. Where’s your service level
    • Mengetahui dimana letak dan posisi servicenya ( masing – masing peserta ), kemudian mengetahui mengapa posisinya berada disana dan apa yang harus dilakukan agar dapat meningkatkan posisi servicenya ( service level ).
  4. Activity Plan
    • Membuat rencana perbaikan selama 3 ( tiga ) bulan kedepan setelah program pelatihan ini, dan harus diketahui oleh atasan dan timnya atau koleganya, sehingga apa yang peserta dapatkan dalam program pelatihan ini dapat segera diaplikasikan

General Affairs Professional

Deskripsi General Affairs Professional

Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.

General Affairs adalah supporting unit yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan perusahaan/organisasi/instansi. General Affair mengemban tugas yang cukup banyak dan rumit, sehingga mungkin akan banyak menimbulkan masalah bila tidak di atur dengan sedemikian rupa, untuk itu perlu manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaannya.

Keberadaan divisi General Affair berbeda pada tiap perusahaan, ada yang berada dibawah HRD dan ada juga yang bediri sendiri. Ruang Lingkupnya bervariasi. Pada umumnya mereka mengurus fasilitas dan maintenance gedung, keperluan fasilitas dan alat-alat kantor, kendaraan kantor, perijinan, perundangan, gangguan, kebakaran, kesehatan karyawan, safety dan keamanan, penerimaan tamu , permasalahan ketenagakerjaan (industrial relation) , Permasalahan atau kegiatan yang berhubungan dengan Tanggung Jawab Perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya (community development / corporate social responsibility), memanage Penghargaan Terhadap Karyawan (rewards), outbound, event khusus, mencari tenaga kerja baru (recruitment), dan banyak hal lain yang belum disebutkan.

Untuk itu butuh skill yang memadai untuk mengelola semua hal tersebut, melalui training peserta akan diberikan pemahaman dan pengetahuan dari trainer/praktisi yang telah mengelola General Affair dengan baik.



Tujuan dan sasaran program General Affairs Professional

  1. Memahami Defenisi, Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair (GA) dalam perusahaan guna mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
  2. Memahami dan mampu memberikan service excellence kepada semua Internal & External Customer.
  3. Memahami dan menguasai semua bisnis proses GA
  4. Mampu menganalisa kinerja GA serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs.

Mampu menetapkan kompetensi minimal yang harus dimiliki oleh profesional General Affairs



Materi / Outline General Affairs Professional

  • Defenisi, Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair (GA)
  • Kompetensi Minimal Profesional GA
  • Job Description General Affair
  • Bisnis Proses GA dan KPI GA
  • Area Tanggung Jawab GA
    • Building Management, Asset management
    • Keamanan / Security dan ketertiban, kebersihan
    • Kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
    • Perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
    • Perizinan Tenaga Kerja Asing
    • Cleaning Service dan penanganan limbah
    • Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk Tamu
    • Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
    • Alat Tulis Kantor (ATK)
    • Penanganan Listrik, Air dll.
    • Pelaksanaan event khusus
    • Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
    • Outsourcing Management / Labour Suply
    • Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
  • Service Excellence
  • Komunikasi internal & Eksternal
  • PProblem Solving dalam area GA

GENERAL AFFAIR : MANAGEMENT & SERVICE SKILLS

Deskripsi

General Affair (GA) management mengintegrasikan prinsip administrasi bisnis, ilmu teknis, dan perilaku manusia dalam mencapai produktivitas usaha yang optimal. Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta akan memiliki pengetahun dan ketrampilan General Affair dalam perencanaan, koordinasi, delegasi, pelaksanaan, serta controlling – pengukuran dan pengendalian kinerja pekerjaan GA. Selain itu, peserta juga akan memiliki pengetahuan, kesadaran, dan ketrampilan dalam memberikan layanan excellence sampai dengan penetapan Service Level Agreement dengan pihak internal dan eksternal demi kepentingan pengguna jasa GA di perusahaan. Fungsi yang lebih dari sekedar “bagian umum” ini pada akhirnya akan menjadikan profesional di bidang GA memiliki nilai kontribusi tinggi di mata perusahaan.

 

Materi bahasan Training General Affair

Hari ke-1: General Affair Management Skills

  1. Lingkup Kompetensi dan Penugasan Management GA
    1. Lingkup dan Sasaran Umum Fungsi GA
    2. Delepan Kompetensi Dasar Management GA
  2. Perencanaan Pekerjaan Penugasan Operasional (Building Operation & Maintenance, Housekeeping, Environment Responsibility)
    1. Perencanaan dan Penetapan Sasaran Program
    2. Menetapkan Lingkup dan Waktu Program
    3. Merencanakan Hasil Program
  3. Strategi Koordinasi dan Delegasi Pekerjaan Kepada Pihak Internal dan Eksternal
    1. Tipologi Pekerjaan terkait Koordinasi dan Delegasi
    2. Koordinasi dan Penetapan Tanggung Jawab Penugasan
    3. Teknik Delegasi Efektif terhatap Pihak Internal dan Eksternal
  4. Controlling – Pengukuran dan Pengendalian Kinerja Pihak Internal dan Eksternal
    1. Model Evaluasi Kinerja Kerja
    2. Penetapan Indikator Kinerja (KPI)
    3. Teknik Effective Controlling

 

Hari ke-2: General Affair – Services Excellence Skills

  1. Pentingnya pelayanan:
    1. Customer satisfaction, service ecellence, service with heart
    2. Faktor layanan: knowledge, skills dan attitude
    3. Dimensi layanan: tangible, reliability, responsiveness, assurance, empathy
  2. Communications Skills:
    1. 3V: visual, vocal, verbal
    2. Active listening: mendengarkan lawan bicara
    3. Assertiveness: berbicara secara lugas
  3. Handling Complaint:
    1. Penyebab terjadinya keluhan
    2. Pencegahan
    3. Teknik menghadapi keluhan
  4. Service Level Agreement kepada Pihak Internal dan Eksternal
    1. Manfaat SLA
    2. Penyusunan SLA
    3. Pengukuran SLA

General Affairs Officer Program – Meningkatkan Kinerja dan Citra GA

Deskripsi

Peran General Affairs Officer di Perusahaan sangat penting dan vital, karena memberikan service / layanan ke organisasi dalam kaitannya dengan kewajiban organisasi dengan pihak regulator, serta urusan internal organisasi yang bukan merupakan tugas fungsional, tetapi diperlukan untuk mendukung pelaksanaan tugas fungsional. Tidak jarang terjadi apabila ada permasalahan / ketidak lancaran dalam pelaksanaan tugas-tugas fungsional, ataupun keterlambatan dalam penyelesaian kewajiban organisasi yang berkaitan dengan regulator, General Affairs akan dianggap tidak menampilkan kinerja yang maksimal.

Pada pelatihan ini peserta akan diajak untuk mendalami tugas dan tanggung jawab GA Officer, serta menetapkan faktor-faktor yang mempengaruhi kinerjanya serta menetapkan kompetensi yang sangat diperlukan bagi seorang GA Officer.

Sasaran Pelatihan General Affairs Officer Program:

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan akan memahami apa peran, tugas dan tanggung jawab GA Officer pada umumnya, serta mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Outline  General Affairs Officer Program

  1. Peran General Affairs di Organisasi
  2. Ruang lingkup kegiatan General Affairs
  3. Tugas dan tanggung jawab GA Officer
  4. Hubungan Internal dan eksternal GA Officer
  5. Menetapkan faktor keberhasilan bagi GA Officer
  6. Menetapkan kompetensi yang disyaratkan bagi GA Officer
  7. Meningkatkan kinerja dan citra General Affairs

Facility Management

Deskripsi Training Facility Management:

Salah satu kunci sukses usaha pada abad ke-21 sangat erat kaitannya dengan kemampuan organisasi dalam mengendalikan sarana dan prasarana yang dimiliki berdasarkan dengan kondisi kerja dan lingkungan kerja yang dilandasi dengan kebutuhan kerja. Facility management (FM) mengintegrasikan prinsip ilmu teknis, administrasi bisnis dan perilaku manusia dalam mencapai produktivitas kerja yang lebih optimal. Facility management sebagai sebuah proses manajemen terpadu yang mempertimbangkan orang, proses dan tempat dalam konteks organisasi, yang mencakup lingkungan fisik yang efisien, teknologi, keamanan, serta kenyamanan dan kesehatan kerja
Fungsi Facility management adalah memaneg fasilitas mulai dari manajemen administrasi sarana dan prasarana hingga pengelolaan serta pemeliharaan dan perbaikan aset untuk menunjang pekerjaan karyawan.
Pelatihan ini akan membahas keterampilan praktis yang dapat langsung dipraktekkan dalam aktivitas bisnis sehari-hari



Tujuan Training Facility Management:

Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta dapat:

1. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan tentang facility management
2. Mampu mendesain tempat kerja yang nyaman, sehingga akan berdampak terhadap produktivitas karyawan.



Materi Training Facility Management:

1. Pengertian facility management:

a. Siapakah yang disebut facility manager?
b. Keterampilan umum yang diperlukan seorang facility manager
c. Tantangan bagi facility manager.

2. Work space ecology (ekologi tempat kerja):

a. Perencanaan disain ruang berdasarkan karakteristik tenaga kerja
b. Strategi tempat kerja modern.

3. Engineering system and services:

a. Efficient energy management
b. Engineering system components: mechanical, lighting, ventilation, plumbing, electrical, furniture, sound/noise, data and communications, Computer Aided Facility Management (CAFM)

4. Office management:

a. Facility information
b. Pengendalian dokumen dan data
c. 5 R
d. Office forms
e. Office supplies
f. Office purchases
g. Internal communications
h. Staff relations
i. Event organising
j. Record management
k. Project development
l. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).

5. Environmental design:

a. Human engineering/ergonomics,
b. Healthy indoor air quality
c. Green office

6. Facility performance: Post Occupancy Evaluation (POE).

Facility Management

Deskripsi Training Facility Management

Salaha satu kunci sukses usaha pada abad ke-21 sangat erat kaitannya dengan kemampuan organisasi dalam mengendalikan sarana dan prasarana yang dimiliki berdasarkan dengan kondisi kerja dan lingkungan kerja yang dilandasi dengan kebutuhan kerja. Facility management (FM) mengintegrasikan prinsip ilmu teknis, administrasi bisnis dan perilaku manusia dalam mencapai produktivitas kerja yang lebih optimal. Facility management sebagai sebuah proses manajemen terpadu yang mempertimbangkan orang, proses dan tempat dalam konteks organisasi, yang mencakup lingkungan fisik yang efisien, teknologi, keamanan, serta kenyamanan dan kesehatan kerja

Fungsi Facility management adalah memaneg fasilitas mulai dari manajemen administrasi sarana dan prasarana hingga pengelolaan serta pemeliharaan dan perbaikan aset untuk menunjang pekerjaan karyawan.

Pelatihan ini akan membahas keterampilan praktis yang dapat langsung dipraktekkan dalam aktivitas bisnis sehari-hari

Tujuan dan Manfaat Training Facility Management

Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta dapat:

  1. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan tentang facility management
  2. Mampu mendesain tempat kerja yang nyaman, sehingga akan berdampak terhadap produktivitas karyawan.

Materi Training Facility Management

Materi lebih difokuskan kepada topik-topik yang terkait langsung dengan :

  1. Pengertian facility management:
    1. Siapakah yang disebut facility manager?
    2. Keterampilan umum yang diperlukan seorang facility manager
    3. Tantangan bagi facility manager.
  2. Work space ecology (ekologi tempat kerja):
    1. Perencanaan disain ruang berdasarkan karakteristik tenaga kerja
    2. Strategi tempat kerja modern.
  3. Engineering system and services:
    1. Efficient energy management
    2. Engineering system components: mechanical, lighting, ventilation, plumbing, electrical, furniture, sound/noise, data and communications, Computer Aided Facility Management (CAFM)
  4. Office management:
    1. Facility information
    2. Pengendalian dokumen dan data
    3. 5 R
    4. Office forms
    5. Office supplies
    6. Office purchases
    7. Internal communications
    8. Staff relations
    9. Event organising
    10. Record management
    11. Project development
    12. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
  5. Environmental design:
    1. Human engineering/ergonomics,
    2. Healthy indoor air quality
    3. Green office
  6. Facility performance: Post Occupancy Evaluation (POE).

 

GENERAL AFFAIRS DEVELOPMENT PROGRAM

Latar Belakang Pelatihan General Affairs Development Program

General Affairs (GA) atau biasa disebut Bagian Umum di suatu perusahaan biasanya bagian yang dianggap tidak penting oleh sebahagian karyawan dan oleh Kepala-kepala Bagian yang lain. Bahkan kadang-kadang keberadaannya disepelekan, karena dianggap bahwa tugas dan pekerjaannya adalah hal-hal yang sepele dan remeh-temeh (misalnya: hanya urusan WC MAMPET & kotor; masalah Kendaraan; urusan Kebersihan dan Sampah; dan hal-hal Tetek-bengek lain, yang tidak penting).

Padahal Bagian Umum merupakan “tangan kanan“ operasional dari Departemen HRD untuk urusan Umum, karena beberapa tugas & pekerjaan GA sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM.

Disamping itu, sangking banyaknya tugas dan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh bagian umum ini, maka kadang-kadang staff yang menangani pekerjaan sampai kewalahan, sehingga tidak mustahil hasil kerjanya jadi tidak maksimal.

Yang lebih menyedihkan lagi adalah, staff di bagian umum ini pada umumnya sama sekali tidak mendapat perhatian dari pimpinan perusahaan (manajemen) untuk dikembangkan ketrampilan dan pengetahuannya. Selain itu, untuk memperjuangkan “perbaikan nasib“ (Gaji/Tunjangan dan Remunerasi lain), seringkali tidak diperhatikan oleh pihak Manajemen.

Sehingga mereka merasa bahwa bagian ini adalah tempat buangan orang-orang yang tidak berprestasi dan lebih sering dipergunakan untuk menampung Karyawan yang bermasalah.

Mengingat begitu pentingnya tugas bagian umum, karena merupakan pendukung (supporting) dari semua bagian/operasional di perusahaan, maka staff, supervisor bahkan manager bagian umum ini perlu mendapat bekal ketrampilan dan pengetahuan yang memadai, agar pelaksanaan pekerjaan mereka dapat lebih efektif dan efisien serta hasil pelayanannya dapat lebih baik dan maksimal.

Tugas-tugas khusus & Tambahan bagi GA

Selain mengurus pekerjaan yang terkait dengan kegiatan umum atau biasa disebut Bagian Rumah-tangga (kerumah-tanggaan) yang rutin harus mereka kerjakan, di beberapa perusahaan besar, General Affairs (GA) juga menjadi “ujung tombak“ pelaksana di lapangan untuk pengelolaan harta kekayaan perusahaan, yang lazim disebut “Assets Management“, yang biasa dipimpin oleh Bagian Akunting/Keuangan.

Akan tetapi ada beberapa perusahaan, yang GA Manager-nya handal, justru pimpinan pengelolaan aset tersebut diserahkan kepada GA.

            Selain tugas khusus tersebut, bagi GA di perusahaan yang bergerak di pedalaman pulau Sumatera ataupun Kalimantan (yang bidang usahanya adalah: Pertambangan; Perkebunan dan Kehutanan, dlsb), Bagian GA juga harus mengelola Sarana dan Prasarana “Transportasi“  yang tidak hanya untuk melalui darat (yang sudah biasa), namun juga melalui “Alur laut, selat, sungai atau danau“ (Kapal; Ferry; Speedboat; Kapal klothok; Gethek dll.)  bahkan melalui “Udara“ (Jet pribadi; Pesawat kecil/Chopper; Helikopter dlsb.).

Yang pasti, apabila perusahaan memiliki gedung kantor sendiri (baik digunakan sendiri maupun disewakan kepada perusahaan lain/anak perusahaan) yang tidak begitu besar/luas, maka sudah menjadi   kebiasaan di kebanyakan perusahaan, Bagian GA akan diserahi tugas sebagai Pengelola Gedung Kantor (Building Management).

 

Memerlukan SDM Handal

Semua tugas dan pekerjaan Bagian GA sarat dengan “Tuntutan“ kepuasan “Pelanggan“, baik pelanggan (Customer) yang sebagian besar adalah karyawan sendiri (internal) maupun eksternal (Vendor; Supplier; Tenant; Lingkungan; Pemerintah setempat; dlsb.), sehingga SDM di Bagian GA “wajib“ memiliki apa yang disebut “Service Oriented“  atau diterjemahkan: “Jiwa Melayani“.

Kemampuan menghandle tugas dan pekerjaan yang beragam dan begitu banyak, baik bagaimana menentukan “prioritas kerja“ dan trik-trik cara mendelegasikan (membagi habis ke semua Staff GA) kepada semua orang atau Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada, juga memerlukan “ketrampilan khusus“  tersendiri.

Oleh karena itu, sudah bukan waktunya lagi bahwa Staf / Pelaksana (apalagi Supervisor dan Manajer GA), hanya dipegang oleh SDM yang biasa-biasa saja dari segi Kemampuan kerja atau Kompetensi yang mereka miliki, sehingga pasti tidak akan menghasilkan kinerja yang maksimal sesuai dengan KPI yang ditetapkan oleh perusahaan.

Di Bagian GA sangat diperlukan “Orang-orang yang Super“ dari berbagai segi ketrampilan, dibandingkan dengan  karyawan di bagian lain, agar standar kinerja yang diharapkan oleh perusahaan dapat tercapai dengan optimal.

Peningkatan Mutu SDM di Bagian GA

            Mengingat begitu tinggi dan besarnya “Standar Kompetensi“ atau “Bahasa HRD“-nya disebut dengan “Man Specification“ yang dibutuhkan oleh SDM di Bagian GA (sesuai dengan “Job Specification“ yang disyaratkan), sedangkan kenyataan yang dimiliki, umumnya karyawan yang ada sudah “given“ atau biasa sudah ada dari “sononya“, maka seringkali karyawan GA menjadi  “bulan-bulanan“ oleh karyawan lain dari segi “hasil kinerja“ yang (seringkali) tidak dapat memenuhi “standar minimal“ pelayanan.

            Untuk mengatasi masalah yang lazim terjadi di beberapa perusahaan tersebut, juga untuk mengejar “ketinggalan“ dari sisi kualitas SDM di Bagian GA, maka sudah sepantasnya apabila mulai sekarang dilakukan “peningkatan mutu“ (diikutkan Training atau Pelatihan dari segi Ketrampilan, Pengetahuan maupun Perilaku).

Setelah mengikuti Lokakarya (Workshop) ini, peserta diharapkan:

  • Memiliki ketrampilan teknis bagaimana menjalankan tugas di bidang GA (termasuk mengelola Gedung perkantoran; pengadaan barang-barang untuk operasional, dsb.)
  • Menambah wawasan dan pengetahuan tentang bagaimana GA Management ditangani secara baik.
  • Memiliki kemampuan manajemen waktu yang lebih baik untuk dapat melaksanakan perkerjaan bagian umum yang banyak dan semua penting.
  • Memahami bagaimana caranya menangani dan mencari solusi permasalahan yang biasa terjadi di bagian umum
  • Mengerti seluk beluk dan tugas-tugas serta ruang lingkup yang dijalankan oleh Bagian Umum.

Pokok-Pokok Bahasan Pelatihan General Affairs Development Program

  1. Fungsi/ peran general affairs dalam suatu organisasi
  2. Ruang lingkup tanggung jawab general affairs
    • Pelayanan transportasi dan akomodasi
    • Pengadaan fasilitas kerja
    • Pengelolaan gedung, lingkungan dan tanaman
    • Pengelolaan kendaraan
    • Kesehatan dan kesejahteraan karyawan
    • Mengurus perijinan
    • Pelayanan umum
    • Fungsi industrial & employee relation
  3. Tugas-tugas tambahan
    • Pengamanan perusahaan (security) dan pengelolaan lingkungan
    • Pengadaan dan / pembelian keperluan umum (ATK; alat-alat kebersihan dan / atau semua keperluan operasional – kecuali barang dagangan)
  4. Menetapkan kompetensi general affairs dan kiat-kiat menghadapi dan mengataso orang-orang sulit

GENERAL AFFAIR MANAGEMENT

OVERVIEW TRAINING GENERAL AFFAIR MANAGEMENT

Divisi General Affair umum merupakan tangan kanan operasional dari Departemen HRD, karena beberapa pekerjaannya sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM.

Bahkan di beberapa perusahaan besar atau sedang (terutama bidang industri yang padat karya), GA juga menangani permasalahan Hubungan Industrial (Industrial Relation) baik untuk menyelesaikan masalah internal (kekaryawanan) maupun masalah dengan lingkungan sekitar lokasi pabrik/perusahaan (eksternal).

Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.

Bertolak dari kebutuhan tersebut, maka kami menawarkan suatu program pengembangan bagian umum GENERAL AFFAIRS MANAGEMENT selama 2 (dua) hari, yang selain diperuntukkan  bagi pelaksana/staff bagian umum, juga untuk level supervisor maupun manager. Selain itu, juga penting bagi  pengelola SDM (Orang-orang HRD), juga bagi para Supervisor atau Manager Teknis di luar Bagian Umum, yang ingin mengetahui lebih jauh seluk beluk General Affairs.

TUJUAN TRAINING GENERAL AFFAIR MANAGEMENT

  • Peserta memahami tugas dan tanggung jawab seorang GA (General Affair)
  • Peserta mempunyai kesiapan mental dan motivasi bekerja yang tinggi dengan tugas yang berat
  • Peserta dapat mengerti masalah-masalah yang biasa terjadi bagian divisi GA (General Affair) dan sanggup mengantisipasi dan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
  • Peserta memiliki skill dalam pengelolaan GA (General Affair) secara profesional
  • Peserta mampu meningkatkan kinerja dari apa yang telah dijalani saat ini
  • Peserta dapat merencanakan program GA (General Affair) yang berkesinambungan
  • Mampu menyelesaikan tugas-tugas yang berkaitan dengan Hubungan Industrial (termasuk Employee Relation) maupun Hubungan Industrial dengan pihak-pihak di luar perusahaan

OUTLINE TRAINING GENERAL AFFAIR MANAGEMENT:

  1. DEFENISI/PANDANGAN UMUM  GENERAL AFFAIR
  2. TUGAS, FUNGSI DAN TANGGUNG JAWAB GENERAL AFFAIR
  3. KOMPETENSI MOTIVASI YANG DIPERLUKAN OLEH PROFESIONAL GA (General Affair)
  4. FUNGSI / PERAN “INDUSTRIAL RELATIONS” DALAM SUATU ORGANISASI
  5. RUANG LINGKUP TANGGUNG JAWAB INDUSTRIAL RELATIONS
  6. ASPEK & RUANG LINGKUP PEKERJAAN DI GENERAL AFFAIR
    • Building Management
    • Pelaksanaan keamanan dan ketertiban, kebersihan
    • Pengurusan kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
    • Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
    • Pengurusan Tenaga Kerja Asing
    • Cleaning Service dan penanganan limbah
    • Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk Tamu
    • Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
    • Alat Tulis Kantor (ATK)
    • Insurance Management/ jaminan kesehatan/hari tua
    • Pemeliharaan kesehatan, safety  dan pelaksanaan K3 bagi seluruh  karyawan
    • Pelaksanaan event khusus
    • Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
    • Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing)
    • Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
  7. Komunikasi internal dengan departemen di lingkungan perusahaan dan direksi
  8. Komunikasi eksternal dengan lingkungan sekitar tempat usaha
    (Antar Perusahaan Yang Sejenis, Tetangga, Kawasan Industri, Aparat Keamanan Terdekat, Rt/Rw/Lurah, Dsb)
  9. Antisipasi & Penanganan Masalah Di Bidang General Affair
  10. Menetapkan Kompetensi General Affair & Industrial Relations
  11. Kiat-kiat menangani “Orang-orang Sulit”

GENERAL AFFAIR DAN BAGIAN AKUNTANSI

Deskripsi Training General Affair dan Bagian Akuntansi

Bagian perusahaan sangat beragam diantaranya General Affair dan juga bagian akutansi. General Affair dan akuntansi saling menunjang dalam kegiatan operasional perusahaan sehingga sangat diperlukan pemahaman tentang GA dan Akutansi.  General Affair (GA) atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan- pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unitkerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasadisebut “Job Matrix” yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang GA dituntutmenyelesaikan beberapa permasalahan, sedangkan Pemahaman yang baik mengenai akuntansi, akan mampu mengevaluasi kondisi perusahaan yang dicerminkan dari laporan keuangan perusahaan.

 

Tujuan Training General Affair dan Bagian Akuntansi

  1. Memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas divisi General Affair sehingga peserta dapat meingkatkan kinerjanya.
  2. Memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam divisi General Affair dan bisa menyelesaikan masalah- masalah tersebut.
  3. Peserta diharapkan mampu memahami konsep, metodologi, dan teknik dasar akuntansi sebagai dasar pengambilan keputusan dari cerminan laporan keuangan.

 

Materi Training General Affair dan Bagian Akuntansi

  1. Melakukan pengelolaan dan Pengadaan kendaraan dinas
  2. Perawatan gedung  dan perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb) dan Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
  3. Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  4. Semua bentuk perizinan perusahaan
  5. Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
  6. Keamanan perusahaan (satpam, security)
  7. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
  8. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan dan saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
  9. Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
  10. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
  11.  Mengurusi dan mengelola kantin jika ada
  12. Pemahaman data akuntansi :
    • Berbagai hal yang membentuk data akuntansi
    • Biaya dan Pengeluaran
    • Akuntansi dan Tingkat Harga
    • Problema Dalam Mengukur Pendapatan
  13. Pencatatan dan Pengklasifikasian transaksi financial
    • Aktiva & berbagai sumbernya
    • Debet & Kredit
    • dalam buku kas
    • Buku entry original
    • Neraca Saldo ( Trial Balnce )
    • Buku Kas Sekundair
    • Pengawasan uang tunai ( Cash )
    • Surat Hutang ( Notes ) & Surat Wesel ( Draft )
    • Buku Entry Original lainnya
  14. Siklus akuntansi
  15. Adjusting dan rekapitulasi rekening
  16. Laporan keuangan : Neraca, Laba-Rugi, Cashflow
  17. Case and Study

General Affairs (GA) activity

Deskripsi :

Divisi GA atau Biro Umum atau Biro Kesekretariat adalah suatu unit yang memberikan service atau pelayanan unit kerja atau divisi lain. Bisa disebut bahwa GA melayani hamper seluruh unit kerja di perusahaan dalam hal administrasi maupun hal-hal yang bersifat teknis

Walaupun pekerjaannya kompleks seorang petugas GA bahkan manajernya sering merasa menjadi warga kelas 2 di dalam perusahaan. Padahal fungsi  di Perusahaan merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas-tugas yang rutin dan kompleks.

Hal ini terjadi karena individu-individu di unit GA / General Affairs sering tidak memahami fungsi dan tugasnya serta kurang bekerja secara professional

Training  ini dirancang agar peserta lebih memahami tugas dan peran GA di dalam perusahaan dan dapat melakukan tugas-tugasnya secara professional dalam mendukung dan berkontribusi maksimal dalam mencapai sasaran perusahaan.

Sasaran :

  • Peserta memiliki bekal praktis tentang penyelesaian tugas-tugas General Affairs secara profesional.
  • Peserta memahami bagaimana cara kerja General Affairs yang effektif dan produktif             

Materi Training General Affairs (GA) activity:

Peran dan Tugas General Affairs Officer (GA)

  • General Affairs sebagai tulang punggung kegiatan Perusaahan
  • General Affairs, Biro Umum dan kesekretariatan
  • Peran dan Tugas seorang General Affairs manager

Komunikasi Intern dan Extern

  • Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Interpersonal dalam tugas
  • Negosiasi untukkelancaran tugas

Decision Making Technique untuk GA Activity

  • Permasalahan-permasalahan kegiatan GA – General Affairs
  • Teknik effektif dalam mengatasi masalah GA – General Affairs

Aktifitas GA dan Teknik pelaksanaannya

  • Aktifitas Internal
  • Aktifitas eksternal
  • Kiat-kiat sukses dalam pelaksanaannya

Strategy Monitoring aktifitas GA – General Affairs

  • Security Control System
  • Equipment Maintenance System
  • Event Organizing Technique for Organization Event

GENERAL AFFAIR

Deskripsi Training General Affair Management

Agar tugas operasional perusahaan berjalan  lancar, general affairs (divisi umum) harus memahami semua tugas dan dapat melaksanakan secara efisien dan efektif.  General Affair (GA) atau Divisi Umum adalah supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan- pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor. Tugas seorang GA sungguh sangat kompleks karenanya biasadisebut “Job Matrix” yang mana kadangkala dalam satu waktu seorang GA dituntut menyelesaikan beberapa permasalahan. Traiing ini akan membekali kempuan dalam mengatur tugas tugas bagisn general affairs.



Tujuan Training General Affair Management

  1. Memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas divisi General Affair sehingga peserta dapat meingkatkan kinerjanya.
  2. Memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam divisi General Affair dan bisa menyelesaikan masalah- masalah tersebut.

 

Materi Training General Affair Management

  1. Ruang Lingkup pekerjaan general affairs
  2. Melakukan pengelolaan dan Pengadaan kendaraan dinas
  3. Perawatan gedung  dan perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb) dan Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
  4. Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  5. Semua bentuk perizinan perusahaan
  6. Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
  7. Keamanan perusahaan (satpam, security)
  8. Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
  9. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan dan saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
  10. Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
  11. Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
  12.  Mengurusi dan mengelola kantin jika ada

SERVICE WITH DELIGHT (FOR GA & SUPPORT TEAM)

LATAR BELAKANG PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

Pemahaman yang sempit dan memaknai peran penting dari posisi General Affairs/ GA dan Supporting yang pendek dari rentetatan proses kerja ataupun kegiatan kerja sehari – hari.



TUJUAN PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

Pelatihan ini bertujuan untuk membangun SERVICE WITH DELIGHT mindset, yang diharapkan mampu menstimulan peserta untuk mengubah perilaku pelayanan terhadap pelanggan ( internal dan eksternal ) dari kriteria standard menjadi memuaskan.
Dalam pelatihan ini juga ditujukan untuk membangun perilaku yang mau mengerti terhadap keinginan pelanggan terlebih dahulu, menjauhkan perilaku yang berbasis egosentris, sehingga mampu bekerja dan melayani dengan senang hati.
Peserta juga diharapkan mampu mengenali kelebihan dan kelemahannya secara individu, dan mengetahui area-area yang harus di-improve, serta memahami jika service / pelayanan dan keinginan dari customer tak akan pernah bertemu dalam titik diam kepuasan ( satifaction point ).
Secara mendalam akan ditanamkan tentang bagaimana kepuasan pelanggan berdampak besar terhadap kelangsungan bisnis. Dan hubungan perilaku memuaskan pelanggan sebagai salah satu bagian penting dari pencapaian visi, misi, dan target perusahaan.

Setelah pelatihan peserta diharapkan :

  1. memiliki paradigma baru tentang service quality mindset ( baik secara individu maupun secara tim ).
  2. memiliki kesadaran bahwa kualitas dibangun melalui siklus proses yang mengintegrasikan semua fungsi dalam perusahaan.
  3. menghadapi kondisi customer yang sulit maupun kondisi pressure pekerjaan yang sulit.
  4. memiliki ketrampilan untuk menghadapi berbagai kondisi di dalam pelayanan pelanggan.
  5. memiliki kiat-kiat di dalam menyelesaikan masalah sulit pada saat menghadapi pelanggan.
  6. mampu membuat alur dan proses kerja yang berimbas dengan meningkatkan pelayanan saat ini menjadi pelayanan dengan hati.
  7. menemukan faktor penyebab utama dari setiap permasalahan dan menghilangkan faktor bias dalam penyelesaian masalah.





CAKUPAN MATERI PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

HARI PERTAMA:

  1. ” What is Service ”
    • Memahami dan mengerti dengan baik apa itu pelayan dan aspek-aspek yang yamg membuat palayanan itu menjadi pelayanan prima apakah itu sitem yang mengatur, produk yang membuat daya jual yang baik serta bagaimana bentuk pelayanan itu sendiri dikemas sehingga menciptakan proses yang berkesinambungan, serta pemahaman bahwa proses selanjutnya adalah Customer kita ( the next process is our customer )
  2. ” What is Service ” Part 2
    • Memahami dan mengerti dengan baik bahwa pekerjaan yang dipilih adalah pekerjaan yang tidak bisa dipisahkan dengan melayani ( service ), sehingga bukan mengelak untuk sedikit mungkin melayani atau acuh tak acuh terhadap masukan terhadap kinerja kita atau tim kita, tapi bagaimana service ( melayani ) menjadi tanggung jawab dan budaya.
  3. Impacts from your service
    • Mengetahui dampak ataupun akibat yang ditimbulkan ataupun yang berimbas dari pelayanan yang diberikan.
  4. The process of communication ; Knowing your Customer
    • Bagaimana mengkomunikasan dengan teknik dan bahasa yang baik mengatur tatanan bahasa yang runtun dan jelas sehingga mampu menjadi symbol kekuatan anda dan menjadi daya tarik terhadapa pelanggan anda. Mencoba mengidentifikasikan bagaimana tipikal pelanggan anda sehingga mampu memetakan dengan benar bagaimana melakukan SERVICES WITH DELIGHT.

HARI KEDUA:

  1. Coping with anger and complaining customers, 3 steps to assertive behaviour to help turn customers around
    • Mampu menghadapi pelanggan yang sedang melakukan complaint dengan bijaksana tanpa memberikan feedback atau respon negative terhadap pelanggan, baik dengan pelanggan yang memiliki tipical emosional ataupun yang datar (biasa-biasa saja). Melakukan edukasi kepada pelanggan sehingga pelanggan benar –benar mengetahui kondisi yang sebenar-banrnya terhadap proses kerja yang sedang anda lakukan, dengan pola-pola pendekatan aseriveness tidak dengan pola menggurui
  2. Role Play ang grup discussion
    • Setelah mengetahui dan memahami Sevice, karakteristik customer dan bagaimana mengatasi masalah, maka peserta mencoba mempraktekan yang mereka ketahui dengan sebuah skenario didalam kelompok kecil. Kemudian mendiskusikan dengan peserta lain mengenai cara penanganan permasalahan juga jalan keluar yang menguntungkan kedua belah pihak (win – win solution).
  3. Where’s your service level
    • Mengetahui dimana letak dan posisi servicenya ( masing – masing peserta ), kemudian mengetahui mengapa posisinya berada disana dan apa yang harus dilakukan agar dapat meningkatkan posisi servicenya ( service level ).
  4. Activity Plan
    • Membuat rencana perbaikan selama 3 ( tiga ) bulan kedepan setelah program pelatihan ini, dan harus diketahui oleh atasan dan timnya atau koleganya, sehingga apa yang peserta dapatkan dalam program pelatihan ini dapat segera diaplikasikan

 

General Affairs (GA) activity

Deskripsi :

Divisi GA atau Biro Umum atau Biro Kesekretariat adalah suatu unit yang memberikan service atau pelayanan unit kerja atau divisi lain. Bisa disebut bahwa GA melayani hamper seluruh unit kerja di perusahaan dalam hal administrasi maupun hal-hal yang bersifat teknis

Walaupun pekerjaannya kompleks seorang petugas GA bahkan manajernya sering merasa menjadi warga kelas 2 di dalam perusahaan. Padahal fungsi  di Perusahaan merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas-tugas yang rutin dan kompleks.

Hal ini terjadi karena individu-individu di unit GA / General Affairs sering tidak memahami fungsi dan tugasnya serta kurang bekerja secara professional

Training  ini dirancang agar peserta lebih memahami tugas dan peran GA di dalam perusahaan dan dapat melakukan tugas-tugasnya secara professional dalam mendukung dan berkontribusi maksimal dalam mencapai sasaran perusahaan.      

Materi Training General Affairs (GA) activity:

Peran dan Tugas General Affairs Officer (GA)

  • General Affairs sebagai tulang punggung kegiatan Perusaahan
  • General Affairs, Biro Umum dan kesekretariatan
  • Peran dan Tugas seorang General Affairs manager

Komunikasi Intern dan Extern

  • Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Interpersonal dalam tugas
  • Negosiasi untukkelancaran tugas

Decision Making Technique untuk GA Activity

  • Permasalahan-permasalahan kegiatan GA – General Affairs
  • Teknik effektif dalam mengatasi masalah GA – General Affairs

Aktifitas GA dan Teknik pelaksanaannya

  • Aktifitas Internal
  • Aktifitas eksternal
  • Kiat-kiat sukses dalam pelaksanaannya

Strategy Monitoring aktifitas GA – General Affairs

  • Security Control System
  • Equipment Maintenance System
  • Event Organizing Technique for Organization Event

General Affairs Professional

Deskripsi General Affairs Professional

Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di perusahaan (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin kantor.

General Affairs adalah supporting unit yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk mengurus berbagai hal keperluan perusahaan/organisasi/instansi. General Affair mengemban tugas yang cukup banyak dan rumit, sehingga mungkin akan banyak menimbulkan masalah bila tidak di atur dengan sedemikian rupa, untuk itu perlu manajemen yang baik dan tepat dalam pengelolaannya.

Keberadaan divisi General Affair berbeda pada tiap perusahaan, ada yang berada dibawah HRD dan ada juga yang bediri sendiri. Ruang Lingkupnya bervariasi. Pada umumnya mereka mengurus fasilitas dan maintenance gedung, keperluan fasilitas dan alat-alat kantor, kendaraan kantor, perijinan, perundangan, gangguan, kebakaran, kesehatan karyawan, safety dan keamanan, penerimaan tamu , permasalahan ketenagakerjaan (industrial relation) , Permasalahan atau kegiatan yang berhubungan dengan Tanggung Jawab Perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya (community development / corporate social responsibility), memanage Penghargaan Terhadap Karyawan (rewards), outbound, event khusus, mencari tenaga kerja baru (recruitment), dan banyak hal lain yang belum disebutkan.

Untuk itu butuh skill yang memadai untuk mengelola semua hal tersebut, melalui training peserta akan diberikan pemahaman dan pengetahuan dari trainer/praktisi yang telah mengelola General Affair dengan baik.



Tujuan dan sasaran program General Affairs Professional

  1. Memahami Defenisi, Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair (GA) dalam perusahaan guna mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
  2. Memahami dan mampu memberikan service excellence kepada semua Internal & External Customer.
  3. Memahami dan menguasai semua bisnis proses GA
  4. Mampu menganalisa kinerja GA serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs.

Mampu menetapkan kompetensi minimal yang harus dimiliki oleh profesional General Affairs



Materi / Outline General Affairs Professional

  • Defenisi, Tugas, Fungsi dan Tanggung Jawab General Affair (GA)
  • Kompetensi Minimal Profesional GA
  • Job Description General Affair
  • Bisnis Proses GA dan KPI GA
  • Area Tanggung Jawab GA
    • Building Management, Asset management
    • Keamanan / Security dan ketertiban, kebersihan
    • Kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
    • Perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
    • Perizinan Tenaga Kerja Asing
    • Cleaning Service dan penanganan limbah
    • Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk Tamu
    • Kantin, Laundry & Mess Perusahaan
    • Alat Tulis Kantor (ATK)
    • Penanganan Listrik, Air dll.
    • Pelaksanaan event khusus
    • Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
    • Outsourcing Management / Labour Suply
    • Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Perusahaan, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
  • Service Excellence
  • Komunikasi internal & Eksternal
  • PProblem Solving dalam area GA

GENERAL AFFAIR MANAGEMENT DEVELOPMENT

CAKUPAN MATERI TRAINING GENERAL AFFAIR MANAGEMENT DEVELOPMENT:

  1. fungsi  dan peran general affair di organisasi dalam mendukung sasaran dan pelaksanaan strategi organisasi
  2. fungsi dan peran General Affair (GA) dilihat dari sisi proses dan sistem
  3. memahami layanan sebagi kunci keberhasilan dalam melayani organisasi/operasional fungsi
  4. mencari penyebab masalah yang sering timbul dalam: pengurusan perijinan,akomodasi tamu/karyawan,fasilitas /jaminan.
  5. manetapkan kompetensi yang diperlukan oleg profesional General Affair (GA)

General Affair Management

Deskripsi Training General Affair Management

Tidak sedikit yang beranggapan bahwa divisi General Affair (Bagian Umum) tidak cukup penting. Jika dilihat dari tugas kerja divisi general affair, maka divisi ini juga memiliki pengaruh yang besar pada jalannya kegiatan dalam perusahaan. Tanggung jawab dari divisi general affair adalah mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan pengadaaan peralatan kantor dan fasilitas kantor dengan cepat, berkualitas dan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan. Selain melakukan pengadaan, divisi general affair juga melakukan perawatan pada fasititas kantor dan aktivitas lain yang mendukung kelangsungan dan kelancaran aktivitas kantor. Sehingga divisi general affair perlu memiliki kemampuan menyeluruh dari fungsi administrasi, ilmu teknis, dan fungsi supervisi untuk mencapai hasil yang optimal.



Tujuan Training General Affair Management

  1. Memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas divisi General Affair sehingga peserta dapat meingkatkan kinerjanya.
  2. Memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam divisi General Affair dan bisa menyelesaikan masalah- masalah tersebut.

 

Materi Training General Affair Management

General Affair

  • Definisi General Affair
  • Tugas dan fungsi General Affair
  • Tanggung Jawab General Affair

Aspek dan ruang lingkup general affair
Komunikasi internal dan eksternal
Masalah yang akan timbul di dalam General Affair

  • Antisipasi masalah
  • Penyelesaian masalah

Menetapkan kompetensi General Affair

General Affair -Facility Management

Deskripsi

Facility management, office management, house keeping, building management, merupakan dasar dari berkembangnya suatu fungsi, yakni general affair (GA) management. Sukses usaha pada abad ke-21 sangat erat terkait dengan kemampuan organisasi mengendalikan pengguna dan aktivitas kerjanya pada lingkungan fisik yang efisien perkantoran yang efektif dan optimal.

Faktor teknologi baru, keamanan, serta kenyamanan dan kesehatan kerja merupakan salah satu tinjauan utama bidang ini, disamping tolok ukur produktivitas dan efektivitas pengendalian biaya. GA management mengintegrasikan prinsip administrasi bisnis, ilmu teknis, dan perilaku manusia dalam mencapai produktivitas usaha yang optimal. Fungsi yang lebih dari sekedar “bagian umum” pada akhirnya akan menjadikan profesional di bidang GA memiliki nilai kontribusi tinggi di mata perusahaan.

 

Materi bahasan General Affair :

  • Apa itu Facility Management – General Affair Management
  •  Strategi Modern Tempat Kerja
  • Mengukur Kinerja Kantor – Facility Performance Evaluation
  • BPE (Building Performance Evaluation Model)
  • Lingkup Penugasan General – Facility Management
  • Standar dan Pengendalian Sistem Operasional Bangunan Fisik
  • Panduan Teknis Terkait Fasilitas
  • Disaster Recovery Planning

Facility Management

Deskripsi Training Facility Management

Salaha satu kunci sukses usaha pada abad ke-21 sangat erat kaitannya dengan kemampuan organisasi dalam mengendalikan sarana dan prasarana yang dimiliki berdasarkan dengan kondisi kerja dan lingkungan kerja yang dilandasi dengan kebutuhan kerja. Facility management (FM) mengintegrasikan prinsip ilmu teknis, administrasi bisnis dan perilaku manusia dalam mencapai produktivitas kerja yang lebih optimal. Facility management sebagai sebuah proses manajemen terpadu yang mempertimbangkan orang, proses dan tempat dalam konteks organisasi, yang mencakup lingkungan fisik yang efisien, teknologi, keamanan, serta kenyamanan dan kesehatan kerja

Fungsi Facility management adalah memaneg fasilitas mulai dari manajemen administrasi sarana dan prasarana hingga pengelolaan serta pemeliharaan dan perbaikan aset untuk menunjang pekerjaan karyawan.

Pelatihan ini akan membahas keterampilan praktis yang dapat langsung dipraktekkan dalam aktivitas bisnis sehari-hari

Tujuan dan Manfaat Training Facility Management

Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta dapat:

  1. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan tentang facility management
  2. Mampu mendesain tempat kerja yang nyaman, sehingga akan berdampak terhadap produktivitas karyawan.

Materi Training Facility Management

Materi lebih difokuskan kepada topik-topik yang terkait langsung dengan :

  1. Pengertian facility management:
    1. Siapakah yang disebut facility manager?
    2. Keterampilan umum yang diperlukan seorang facility manager
    3. Tantangan bagi facility manager.
  2. Work space ecology (ekologi tempat kerja):
    1. Perencanaan disain ruang berdasarkan karakteristik tenaga kerja
    2. Strategi tempat kerja modern.
  3. Engineering system and services:
    1. Efficient energy management
    2. Engineering system components: mechanical, lighting, ventilation, plumbing, electrical, furniture, sound/noise, data and communications, Computer Aided Facility Management (CAFM)
  4. Office management:
    1. Facility information
    2. Pengendalian dokumen dan data
    3. 5 R
    4. Office forms
    5. Office supplies
    6. Office purchases
    7. Internal communications
    8. Staff relations
    9. Event organising
    10. Record management
    11. Project development
    12. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
  5. Environmental design:
    1. Human engineering/ergonomics,
    2. Healthy indoor air quality
    3. Green office
  6. Facility performance: Post Occupancy Evaluation (POE).

GENERAL AFFAIR OFFICER WITH DATA PROCESSING & FILING SYSTEM

TRAINING INTRODUCTION GENERAL AFFAIR OFFICER:

Peran GA officer dalam organisasi umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran Sales officer dan Production Officer yang secara langsung menghasilkan profit bagi organisasi.

Padahal sebagai supporting unit, General Affair (GA) memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa GA officer yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal.

Karakteristik pekerjaan dari GA officer adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas dan keterampilan teknis yang umum.

Aspek-aspek yang dibutuhkan untuk menjadi Professional General Officer adalah sebagai berikut : memahami competency berdasarkan ISO 9001, mengetahui competency matrix yang harus dipenuhi, memahami konsep dari personality characters, interpersonal skill yang baik, mampu melakukan proses coaching & counseling, mengetahui effective communication, time management fundamentals, memahami lobby and negotiation, mampu melakukan coordination yang baik kepada sejumlah pihak ahli yang terkait dengan pekerjaan teknis, mengetahui continuous improvement fundamentals with 5S/R method, mengetahui check list for office and factory environment maintenance berdasarkan ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001, memahami filing system fundamentals yang baik, mampu menggunakan aplikasi Ms Excel and Powerpoint dengan baik untuk keperluan correspondence, data processing and presentation, mengetahui Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan untuk mengevalusi kinerja departemen GA.

Apabila aspek-aspek tersebut sudah terbentuk, maka kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi dan berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat memdukung tercapainya visi dan misi organisasi secara efektif dan efisien.

 

TRAINING OBJECTIVE GENERAL AFFAIR OFFICER:

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu :

  1. Memahami tugas dan tanggung jawab General Affair officer dengan skala waktu pengerjaannya.
  2. Mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk General Affair Officer.
  3. Mengetahui dan memahami program training yang dibutuhkan untuk memenuhi kompetensi secara umum dari departemen GA berdasarkan standard ISO 9001.
  4. Memahami komunikasi yang efektif.
  5. Memahami konsep personality characters.
  6. Memahami konsep interpersonal skill.
  7.  Memahami konsep coaching.
  8. Memahami konsep time management.
  9. Memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik.
  10.  Memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik.
  11. Memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien.
  12.  Memahami penggunaan system penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor.
  13.  Memahami pokok-pokok continuous improvement dengan metode 5S/R.
  14. Melakukan General Affair data processing secara efektif dan efisien dengan menggunakan Excel 2007.
  15. Menggunakan sejumlah formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit ( Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) berdasarkan standar ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001.
  16. Menganalisa faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas General Affair officer dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut.

 

CAKUPAN MATERI TRAINING GENERAL AFFAIR OFFICER WITH DATA PROCESSING & FILING SYSTEM 

  •  Understanding of GA – General Affair Officer Concept.
  • Job Information for GA  – General Affair Officer.
  • Key Performance Indicator for GA -General Affair Officer.
  • Generic Competencies Based Training Program For GA  – General Affair ( Supervisory, Staff and Driver).
  • Organizational Structure of GA Department.
  • Personality Characters Fundamentals.
  • Interpersonal skill Implementation.
  • Coaching skill Implementation.
  •  Time Management Implementation.
  •  Effective Communication Fundamentals.
  • Coordination skill Fundamentals
  • Lobby Skill Fundamentals
  • Negotiation skill Fundamentals
  •  Continuous Improvement Fundamentals with 5S/R method
  •  Filling System Fundamentals.
  •  Design and Layout Office Room.
  •  Design lighting system in the office room and out office room.
  • GA data processing with Excel 2007.
  • Check Sheet form as a guide the general standardization of service quality for internal and external audit (Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) based EMS standard ISO 14001 and OHSAS 18001.
  • General Affair Problem Solving.

 

Jadwal Training 2017 – Training Schedule 2017

Berikut Informasi Jadwal Training 2017  / Schedule Training Tahun 2017

Kategori : MINING / PERTAMBANGAN / GEOLOGY TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : BUDGETING, BANKING, ACCOUNTING & FINANCE TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : HRD & LEADERSHIP, MANAGEMENT TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : SALES AND MARKETING TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : PROJECTS, CONTRACTS, PURCHASING & TENDERS TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : SECURITY TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : INFORMATION TECHNOLOGY ( IT ) TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : HUKUM / LEGAL TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : HEALTH, SAFETY, ENVIRONMENT & LAB TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : TECHNICAL , ENGINEERING & MECHANICAL TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : ELECTRICAL & INSTRUMENTATION TRAINING 2017 ( Lihat disini )

Kategori : OIL AND GAS TRAINING 2017 ( Lihat disini )

JADWAL TRAINING 2017 / JADWAL PELATIHAN TAHUN 2017 / JADWAL DIKLAT 2017 / JADWAL SEMINAR 2017 / JADWAL WORKSHOP 2017 / JADWAL BIMTEK 2017 – TERBARU  BULAN  JANUARI 2017 – FEBRUARI 2017 – MARET 2017 – APRIL 2017 – MEI 2017 – JUNI 2017 – JULI 2017 – AGUSTUS 2017 – SEPTEMBER 2017 – OKTOBER 2017 – NOVEMBER 2017 – DESEMBER 2017

Permintaan Brosur penawaran Training ( Harga, Waktu dan Tempat) silahkan Menghubungi kami.

Catatan :

  • Pelatihan ini dapat di-customized sesuai kebutuhan perusahaan Anda bila diselenggarakan dalam bentuk In-House Training. Untuk permintaan In-House Training dengan jenis topik lainya, silahkan mengirimkan ke alamat email yang tercantum di web kami.
  • Request Training. Jika anda membutuhkan informasi pelatihan yang belum tercantum pada website ini, atau anda ingin memberikan usulan materi yang sesuai dengan tingkat kebutuhan perusahaan anda, silahkan mengirimkan ke alamat emailyang tercantum.
  • Bila tidak ada tanggal dan waktu atau yang tercantum sudah kadaluarsa didalam artikel mohon tanyakan kepada kami untuk jadwal terbarunya.
  • Peserta bisa mengajukan Tanggal Pelatihan / Training selain yang tertera pada silabus penawaran.

General Affairs Management Development Program

Deskripsi

Fungsi General Affairs ( GA ) di Organisasi merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas tugas yang kompleks karena memberikan layanan baik untuk organisasi maupun untuk mendukung operasional fungsi lain. Namun dibanyak perusahaan fungsi General Affairs ( GA ) sering dianggap remeh dan kurang dihargai, kenapa hal ini bisa terjadi? Apa yang salah?. Apa yang harus dilakukan oleh General Affairs sebagai fungsi dengan peran sebagai supporting function?
Dalam pelatihan dua hari ini peserta akan diajak bersama sama melihat lebih dalam lagi fungsi dan peran manajerial dari General Affairs ( GA ) dalam mendukung sasaran dan strategi organisasi. Apa yang harus dilakukan agar fungsi General Affairs ( GA ) lebih diakui perannya dalam mendukung sasaran organisasi?

Training Objective General Affairs Management Development Program

  • Memahami fungsi dan peran manajerial General Affairs ( GA ) di dalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi yang telah ditetapkan.
  • Lebih memahami arti layanan yang diharapkan oleh organisasi ( service excellence ) dari General Affairs.
  • Mampu menganalisa kinerja General Affairs ( GA ) serta menetapkan area yang masih memerlukan peningkatan dengan cara menganalisa masalah yang sering dihadapi General Affairs.
  • Mampu menetapkan kompetensi standar yang harus dimiliki oleh profesional General Affairs

Training Outline General Affairs Management Development Program

  • Fungsi dan peran General Affairs di organisasi dalam mendukung sasaran dan pelaksanaan strategi organsiasi
  • Fungsi dan peran General Affairs dilihat dari sisi proses dan sistem
  • Memahami arti layanan serta menetapkan kunci keberhasilan dari General Affairs dalam melayani organsisasi maupun operasional fungsi lain.
  • Mencari penyebab masalah yang sering timbul dalam
    • Penanganan kepentingan perusahaan yang berhubungan dengan masalah perijinan
    • Penanganan berbagai Akomodasi Karyawan dan Tamu Perusahaan
    • Penanganan Fasilitas dan Jaminan Sosial
    • Pengelolaan fasiitas perusahaan
  • Menetapkan area manajerial internal General Affairs ( GA ) yang masih perlu ditingkatkan
  • Menetapkan kompetensi yang diperlukan oleh profesional General Affairs ( GA )

HOUSEKEEPING : Pengelolaan Sarana & Fasilitas

DESKRIPSI TRAINING HOUSEKEEPING

Housekeeping atau tata graha ialah salah satu bagian yang menangani hal-hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan, dan kesehatan gedung, juga area-area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman.
Dalam rangka menyiapkan dan meningkatkan peran Sumber Daya Manuasia (SDM) dalam memberikan pelayanan khususnya tenaga Housekeeping, maka perlu meningkatkanan kemampuan dan keahlian dalam bidang tersebut, agar dapat menjadi tenaga kerja yang professional yaitu mampu memahami, mengerti serta mempunyai ketrampilan dan bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya sebagai tenaga Housekeeping.
Strategi yang harus di lakukan dalam menghadapi masalah tersebut adalah mengembangkan potensi Sumber Daya yang ada khususnya Sumber Daya Manusia, agar dapat di berdayakan secara optimal sesuai dengan kebutuhan dan kondisi di perusahaan, yaitu untuk kemajuan serta investasi jangka panjang, dan secara tidak langsung ikut membantu perusahaan dalam program pemasaran, karena dengan suasana yang nyaman dan bersih serta tertata dengan rapih akan memberikan kesan tersendiri dan akhirnya banyak pelanggan menjadi repeater guest atau loyal customers.
Program ini ditujukan bagi mereka yang ingin menyempurnakan keterampilan manajemen rumah tangga (housekeeping).

TUJUAN TRAINING HOUSEKEEPING

  1. Menjaga dan memelihara kerapian, kebersihan lingkungan dan bangunan
  2. Memelihara, menjaga seluruh peralatan yang ada supaya bisa longlife dan tidak cepat rusak serta terjaga kerapihan.
  3. Memelihara hubungan yang baik dan ramah kepada semua tamu serta menjaga suasana kerja yang sehat antar sesama dan rekan kerja
  4. Melaksanakan program general cleaning yang telah di jadwalkan
  5. Memahami dan mengaplikasikan manajemen perawatan dan pemeliharaan bangunan gedung dan perlengkapannya sesuai

OUTLINE MATERI TRAINING HOUSEKEEPING

      I.          BIDANG MANAJEMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

  1. Kebutuhan Sumber Daya Manusia yang di butuhkan meliputi :
  • Mempunyai motivasi, penampilan, serta komunikasi yang baik, ramah, sopan serta etos kerja yang bisa di pertanggungjawabkan.
  • Menguasai bidang tekhnik serta penguasaan tugas yang sebelumnya akan di berikan pelatihan secara khusus dalam bidang Housekeeping, Cleaning services & table Manner sehingga di harapkan mempunyai kemampuan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan standard yang telah di tetapkan oleh perusahaan
  • Jumlah Tenaga kerja akan di sesuaikan dengan luas area pekerjaan, beban pekerjaan, serta jam kerja, yang akan di hitung berdasarkan volume pekerjaan tersebut.

    II.          PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KERJA

  1. Untuk menunjang kelancaran operasional dalam pelayanan di Housekeeping perlu di persiapkan alat penunjang antara lain :
  • Ruang untuk penempatan barang dengan spesifikasi
  • Penataaan berdasarkan jenis barang (dipisahkan)
  • Penataan di sesuaikan jumlah yang ideal (tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit (3 par stock)
    • Chemicals
    • Cleaning materials / equipments
    • Amenities / groceries

  III.          RUANG LINGKUP PEKERJAAN
Tanggung Jawab housekeeping:

  • Terhadap manajemen
  • Terhadap tamu
  • terhadap departemen lain.
  • Terhadap staff

Ruang lingkup kegiatan tata graha
Tugas umum departemen tata graha
Area kerja dalam melaksanakan tugas yang akan di lakukan adalah meliputi :

  • Ruang direksi dan meeting room
  • Perumahan dan ruangan (indoor)
  • Kamar mandi dan sanitasi
  • Lingkungan area di luar gedung (parking area)
  • Gardening (Taman)

Perawatan inventaris perusahaan

EFFECTIVE GENERAL AFFAIRS (GA) ACTIVITY

Deskripsi :

Divisi GA atau Biro Umum atau Biro Kesekretariat adalah suatu unit yang memberikan service atau pelayanan unit kerja atau divisi lain. Bisa disebut bahwa GA melayani hamper seluruh unit kerja di perusahaan dalam hal administrasi maupun hal-hal yang bersifat teknis

Walaupun pekerjaannya kompleks seorang petugas GA bahkan manajernya sering merasa menjadi warga kelas 2 di dalam perusahaan. Padahal fungsi  di Perusahaan merupakan fungsi yang sibuk dengan tugas-tugas yang rutin dan kompleks.

Hal ini terjadi karena individu-individu di unit GA / General Affairs sering tidak memahami fungsi dan tugasnya serta kurang bekerja secara professional

Training  ini dirancang agar peserta lebih memahami tugas dan peran GA di dalam perusahaan dan dapat melakukan tugas-tugasnya secara professional dalam mendukung dan berkontribusi maksimal dalam mencapai sasaran perusahaan.

 

Materi Training General Affairs (GA) activity :

Peran dan Tugas General Affairs Officer (GA)

  • General Affairs sebagai tulang punggung kegiatan Perusaahan
  • General Affairs, Biro Umum dan kesekretariatan
  • Peran dan Tugas seorang General Affairs manager

Komunikasi Intern dan Extern

  • Komunikasi Organisasi
  • Komunikasi Interpersonal dalam tugas
  • Negosiasi untukkelancaran tugas

Decision Making Technique untuk GA Activity

  • Permasalahan-permasalahan kegiatan GA – General Affairs
  • Teknik effektif dalam mengatasi masalah GA – General Affairs

Aktifitas GA dan Teknik pelaksanaannya

  • Aktifitas Internal
  • Aktifitas eksternal
  • Kiat-kiat sukses dalam pelaksanaannya

Strategy Monitoring aktifitas GA – General Affairs

  • Security Control System
  • Equipment Maintenance System
  • Event Organizing Technique for Organization Event

FACILITY MANAGEMENT

Deskripsi Training Facility Management

Salaha satu kunci sukses usaha pada abad ke-21 sangat erat kaitannya dengan kemampuan organisasi dalam mengendalikan sarana dan prasarana yang dimiliki berdasarkan dengan kondisi kerja dan lingkungan kerja yang dilandasi dengan kebutuhan kerja. Facility management (FM) mengintegrasikan prinsip ilmu teknis, administrasi bisnis dan perilaku manusia dalam mencapai produktivitas kerja yang lebih optimal. Facility management sebagai sebuah proses manajemen terpadu yang mempertimbangkan orang, proses dan tempat dalam konteks organisasi, yang mencakup lingkungan fisik yang efisien, teknologi, keamanan, serta kenyamanan dan kesehatan kerja

Fungsi Facility management adalah memaneg fasilitas mulai dari manajemen administrasi sarana dan prasarana hingga pengelolaan serta pemeliharaan dan perbaikan aset untuk menunjang pekerjaan karyawan.

Pelatihan ini akan membahas keterampilan praktis yang dapat langsung dipraktekkan dalam aktivitas bisnis sehari-hari

Tujuan dan Manfaat Training Facility Management

Setelah mengikuti pelatihan ini diharapkan peserta dapat:

  1. Meningkatkan pengetahuan, keterampilan tentang facility management
  2. Mampu mendesain tempat kerja yang nyaman, sehingga akan berdampak terhadap produktivitas karyawan.

Materi Training Facility Management

Materi lebih difokuskan kepada topik-topik yang terkait langsung dengan :

  1. Pengertian facility management:
    1. Siapakah yang disebut facility manager?
    2. Keterampilan umum yang diperlukan seorang facility manager
    3. Tantangan bagi facility manager.
  2. Work space ecology (ekologi tempat kerja):
    1. Perencanaan disain ruang berdasarkan karakteristik tenaga kerja
    2. Strategi tempat kerja modern.
  3. Engineering system and services:
    1. Efficient energy management
    2. Engineering system components: mechanical, lighting, ventilation, plumbing, electrical, furniture, sound/noise, data and communications, Computer Aided Facility Management (CAFM)
  4. Office management:
    1. Facility information
    2. Pengendalian dokumen dan data
    3. 5 R
    4. Office forms
    5. Office supplies
    6. Office purchases
    7. Internal communications
    8. Staff relations
    9. Event organising
    10. Record management
    11. Project development
    12. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3).
  5. Environmental design:
    1. Human engineering/ergonomics,
    2. Healthy indoor air quality
    3. Green office
  6. Facility performance: Post Occupancy Evaluation (POE).

GENERAL AFFAIR MANAGEMENT FOR HOSPITAL

OVERVIEW GENERAL AFFAIR MANAGEMENT UNTUK RUMAH SAKIT

Divisi General Affair/Bagian Umum merupakan tangan kanan operasional dari Departemen HRD, karena beberapa pekerjaannya sangat membantu kelancaran operasional dan merupakan tugas-tugas pelayanan di bidang SDM, tetapi kadang divisi ini juga sudah berdiri sendiri.

Bahkan di beberapa Rumah Sakit, GA juga menangani permasalahan Hubungan Industrial (Industrial Relation) baik untuk menyelesaikan masalah internal (kekaryawanan) maupun masalah dengan lingkungan sekitar lokasi Rumah Sakit.

Sesuai namanya, divisi General Affair (GA) atau Divisi Umum merupakan supporting unit yang bertujuan memberikan pelayanan-pelayanan kepada unit-unit kerja lain. Bahkan pada umumnya, GA melayani seluruh unit kerja di Rumah Sakit (bersifat shared service) dalam hal administrasi dan pengelolaan pelayanan rutin rumah sakit.

Bertolak dari kebutuhan tersebut, maka kami menawarkan suatu program pengembangan bagian umum GENERAL AFFAIRS MANAGEMENT selama 2 (dua) hari, yang selain diperuntukkan bagi pelaksana/staff bagian umum, juga untuk level supervisor maupun manager. Selain itu, juga penting bagi pengelola SDM (Orang-orang HRD), juga bagi para Supervisor atau Manager Teknis di luar Bagian Umum, yang ingin mengetahui lebih jauh seluk beluk General Affairs.

TUJUAN GENERAL AFFAIR MANAGEMENT UNTUK RUMAH SAKIT

  • Peserta memahami tugas dan tanggung jawab seorang GA
  • Peserta mempunyai kesiapan mental dan motivasi bekerja yang tinggi dengan tugas yang berat
  • Peserta dapat mengerti masalah-masalah yang biasa terjadi bagian divisi GA dan sanggup mengantisipasi dan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.
  • Peserta memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional
  • Peserta mampu meningkatkan kinerja dari apa yang telah dijalani saat ini
  • Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan
  • Mampu menyelesaikan tugas-tugas yang berkaitan dengan Hubungan Industrial (termasuk Employee Relation) maupun Hubungan Industrial dengan pihak-pihak di luar rumah sakit.

 

OUTLINE GENERAL AFFAIR MANAGEMENT UNTUK RUMAH SAKIT:

  • Aspek & Ruang Lingkup Pekerjaan Di General Affair
  • Building Management, Asset management
  • Pelaksanaan keamanan Satpam/Security dan ketertiban, kebersihan
  • Pengurusan kendaraan rumah sakit dan fasilitas pool
  • Mengurus berbagai perijinan, dan kehumasan, operasional, dll
  • Cleaning Service dan penanganan limbah
  • Recepsionist dan operator telepon, serta keluar masuk Tamu
  • Alat Tulis Kantor (ATK)
  • Insurance Management/ jaminan kesehatan/hari tua
  • Pemeliharaan kesehatan, safety dan pelaksanaan K3 bagi seluruh karyawan
  • Penanganan Listrik, Air dll.
  • Pelaksanaan event khusus
  • Pengelolaan Cleaning Service & Office Boy / Office Girl
  • Outsourcing Management / Labour Suply / Tenaga Kerja Kontrak (Bagaimana melakukan, memilih dan membuat kerjasama outsourcing)
  • Penanganan tamu Penting (Tamu VVIP, VIP, Instansi Pemerintah, Auditor Rumah Sakit, Demonstrasi / Unjuk Rasa)
  • Ruang lingkup tanggung jawab Industrial Relations
  • Kompetensi motivasi yang diperlukan oleh profesional GA
  • Tugas, fungsi dan tanggung jawab General Affair
  • Defenisi/pandangan umum General Affair
  • Komunikasi internal dengan departemen di lingkungan rumah sakit dan direksi
  • Komunikasi eksternal dengan lingkungan sekitar rumah sakit
  • Antisipasi & Penanganan Masalah Di Bidang General Affair
  • Kiat-kiat menangani “Orang-orang Sulit”

 

 

GENERAL AFFAIR OFFICER WITH DATA PROCESSING & FILING SYSTEM

TRAINING INTRODUCTION GENERAL AFFAIR OFFICER:

Peran GA officer dalam organisasi umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran Sales officer dan Production Officer yang secara langsung menghasilkan profit bagi organisasi.

Padahal sebagai supporting unit, General Affair (GA) memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa GA officer yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal.

Karakteristik pekerjaan dari GA officer adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas dan keterampilan teknis yang umum.

Aspek-aspek yang dibutuhkan untuk menjadi Professional General Officer adalah sebagai berikut : memahami competency berdasarkan ISO 9001, mengetahui competency matrix yang harus dipenuhi, memahami konsep dari personality characters, interpersonal skill yang baik, mampu melakukan proses coaching & counseling, mengetahui effective communication, time management fundamentals, memahami lobby and negotiation, mampu melakukan coordination yang baik kepada sejumlah pihak ahli yang terkait dengan pekerjaan teknis, mengetahui continuous improvement fundamentals with 5S/R method, mengetahui check list for office and factory environment maintenance berdasarkan ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001, memahami filing system fundamentals yang baik, mampu menggunakan aplikasi Ms Excel and Powerpoint dengan baik untuk keperluan correspondence, data processing and presentation, mengetahui Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan untuk mengevalusi kinerja departemen GA.

Apabila aspek-aspek tersebut sudah terbentuk, maka kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi dan berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat memdukung tercapainya visi dan misi organisasi secara efektif dan efisien.

 

TRAINING OBJECTIVE GENERAL AFFAIR OFFICER:

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu :

  1. Memahami tugas dan tanggung jawab General Affair officer dengan skala waktu pengerjaannya.
  2. Mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk General Affair Officer.
  3. Mengetahui dan memahami program training yang dibutuhkan untuk memenuhi kompetensi secara umum dari departemen GA berdasarkan standard ISO 9001.
  4. Memahami komunikasi yang efektif.
  5. Memahami konsep personality characters.
  6. Memahami konsep interpersonal skill.
  7.  Memahami konsep coaching.
  8. Memahami konsep time management.
  9. Memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik.
  10.  Memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik.
  11. Memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien.
  12.  Memahami penggunaan system penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor.
  13.  Memahami pokok-pokok continuous improvement dengan metode 5S/R.
  14. Melakukan General Affair data processing secara efektif dan efisien dengan menggunakan Excel 2007.
  15. Menggunakan sejumlah formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit ( Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) berdasarkan standar ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001.
  16. Menganalisa faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas General Affair officer dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut.

 

CAKUPAN MATERI TRAINING GENERAL AFFAIR OFFICER WITH DATA PROCESSING & FILING SYSTEM 

  •  Understanding of GA – General Affair Officer Concept.
  • Job Information for GA  – General Affair Officer.
  • Key Performance Indicator for GA -General Affair Officer.
  • Generic Competencies Based Training Program For GA  – General Affair ( Supervisory, Staff and Driver).
  • Organizational Structure of GA Department.
  • Personality Characters Fundamentals.
  • Interpersonal skill Implementation.
  • Coaching skill Implementation.
  •  Time Management Implementation.
  •  Effective Communication Fundamentals.
  • Coordination skill Fundamentals
  • Lobby Skill Fundamentals
  • Negotiation skill Fundamentals
  •  Continuous Improvement Fundamentals with 5S/R method
  •  Filling System Fundamentals.
  •  Design and Layout Office Room.
  •  Design lighting system in the office room and out office room.
  • GA data processing with Excel 2007.
  • Check Sheet form as a guide the general standardization of service quality for internal and external audit (Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) based EMS standard ISO 14001 and OHSAS 18001.
  • General Affair Problem Solving.

 

SERVICE WITH DELIGHT (FOR GA & SUPPORT TEAM)

LATAR BELAKANG PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

Pemahaman yang sempit dan memaknai peran penting dari posisi General Affairs/ GA dan Supporting yang pendek dari rentetatan proses kerja ataupun kegiatan kerja sehari – hari.



TUJUAN PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

Pelatihan ini bertujuan untuk membangun SERVICE WITH DELIGHT mindset, yang diharapkan mampu menstimulan peserta untuk mengubah perilaku pelayanan terhadap pelanggan ( internal dan eksternal ) dari kriteria standard menjadi memuaskan.
Dalam pelatihan ini juga ditujukan untuk membangun perilaku yang mau mengerti terhadap keinginan pelanggan terlebih dahulu, menjauhkan perilaku yang berbasis egosentris, sehingga mampu bekerja dan melayani dengan senang hati.
Peserta juga diharapkan mampu mengenali kelebihan dan kelemahannya secara individu, dan mengetahui area-area yang harus di-improve, serta memahami jika service / pelayanan dan keinginan dari customer tak akan pernah bertemu dalam titik diam kepuasan ( satifaction point ).
Secara mendalam akan ditanamkan tentang bagaimana kepuasan pelanggan berdampak besar terhadap kelangsungan bisnis. Dan hubungan perilaku memuaskan pelanggan sebagai salah satu bagian penting dari pencapaian visi, misi, dan target perusahaan.

Setelah pelatihan peserta diharapkan :

  1. memiliki paradigma baru tentang service quality mindset ( baik secara individu maupun secara tim ).
  2. memiliki kesadaran bahwa kualitas dibangun melalui siklus proses yang mengintegrasikan semua fungsi dalam perusahaan.
  3. menghadapi kondisi customer yang sulit maupun kondisi pressure pekerjaan yang sulit.
  4. memiliki ketrampilan untuk menghadapi berbagai kondisi di dalam pelayanan pelanggan.
  5. memiliki kiat-kiat di dalam menyelesaikan masalah sulit pada saat menghadapi pelanggan.
  6. mampu membuat alur dan proses kerja yang berimbas dengan meningkatkan pelayanan saat ini menjadi pelayanan dengan hati.
  7. menemukan faktor penyebab utama dari setiap permasalahan dan menghilangkan faktor bias dalam penyelesaian masalah.


CAKUPAN MATERI PELATIHAN SERVICE WITH DELIGHT

HARI PERTAMA:

  1. ” What is Service ”
    • Memahami dan mengerti dengan baik apa itu pelayan dan aspek-aspek yang yamg membuat palayanan itu menjadi pelayanan prima apakah itu sitem yang mengatur, produk yang membuat daya jual yang baik serta bagaimana bentuk pelayanan itu sendiri dikemas sehingga menciptakan proses yang berkesinambungan, serta pemahaman bahwa proses selanjutnya adalah Customer kita ( the next process is our customer )
  2. ” What is Service ” Part 2
    • Memahami dan mengerti dengan baik bahwa pekerjaan yang dipilih adalah pekerjaan yang tidak bisa dipisahkan dengan melayani ( service ), sehingga bukan mengelak untuk sedikit mungkin melayani atau acuh tak acuh terhadap masukan terhadap kinerja kita atau tim kita, tapi bagaimana service ( melayani ) menjadi tanggung jawab dan budaya.
  3. Impacts from your service
    • Mengetahui dampak ataupun akibat yang ditimbulkan ataupun yang berimbas dari pelayanan yang diberikan.
  4. The process of communication ; Knowing your Customer
    • Bagaimana mengkomunikasan dengan teknik dan bahasa yang baik mengatur tatanan bahasa yang runtun dan jelas sehingga mampu menjadi symbol kekuatan anda dan menjadi daya tarik terhadapa pelanggan anda. Mencoba mengidentifikasikan bagaimana tipikal pelanggan anda sehingga mampu memetakan dengan benar bagaimana melakukan SERVICES WITH DELIGHT.

HARI KEDUA:

  1. Coping with anger and complaining customers, 3 steps to assertive behaviour to help turn customers around
    • Mampu menghadapi pelanggan yang sedang melakukan complaint dengan bijaksana tanpa memberikan feedback atau respon negative terhadap pelanggan, baik dengan pelanggan yang memiliki tipical emosional ataupun yang datar (biasa-biasa saja). Melakukan edukasi kepada pelanggan sehingga pelanggan benar –benar mengetahui kondisi yang sebenar-banrnya terhadap proses kerja yang sedang anda lakukan, dengan pola-pola pendekatan aseriveness tidak dengan pola menggurui
  2. Role Play ang grup discussion
    • Setelah mengetahui dan memahami Sevice, karakteristik customer dan bagaimana mengatasi masalah, maka peserta mencoba mempraktekan yang mereka ketahui dengan sebuah skenario didalam kelompok kecil. Kemudian mendiskusikan dengan peserta lain mengenai cara penanganan permasalahan juga jalan keluar yang menguntungkan kedua belah pihak (win – win solution).
  3. Where’s your service level
    • Mengetahui dimana letak dan posisi servicenya ( masing – masing peserta ), kemudian mengetahui mengapa posisinya berada disana dan apa yang harus dilakukan agar dapat meningkatkan posisi servicenya ( service level ).
  4. Activity Plan
    • Membuat rencana perbaikan selama 3 ( tiga ) bulan kedepan setelah program pelatihan ini, dan harus diketahui oleh atasan dan timnya atau koleganya, sehingga apa yang peserta dapatkan dalam program pelatihan ini dapat segera diaplikasikan



 

General Affairs Development Program

Seminar/Training Description General Affairs Development Program

            Salah satu hal yang banyak dikeluhkan oleh orang GA adalah perasaan kurang dihargai hasil pekerjaannya, padahal mereka merasa sudah memberikan seluruh waktu, tenaga dan pikirannya. Bisa jadi ini benar. Tetapi masih ada hal lain yang kurang disadari dalam memberikan pelayanannya yaitu kurangnya sentuhan pada unsur kenyamanan dan keamanan kerja. Misalnya pemilihan furniture yang bagus dari tampilannya tetapi membuat orang yang duduk cepat capek, system penerangan yang terlalu terang atau terlalu redup sehingga mata cepat lelah, pendingin ruangan yang justru membuat orang yang berada di dalamnya merasa kedinginan dan lain sebagainya. Begitu juga dalam menghadapi internal customer yang biasanya tidak sabaran, suka protes, mendikte, seolah-olah menjadi bossnya dan lain sebagainya.

          Karena begitu beragamnya tugas pelayanan GA sehingga mau tidak mau professional GA harus membekali diri dengan berbagai ilmu yang berkaitan dengan tugas pekerjaannya, misalnya pengetahuan tentang transportasi, pengelolaan asset, house keeping, pengurusan perijinan, Ergonomi, komunikasi inter personal dan lain-lain.

Khusus tentang Ergonomi, ini adalah pengetahuan yang membahas tentang kesesuaian antara alat kerja, sarana dan tempat kerja serta manusia yang menggunakan alat & sarana tersebut, sehingga orang yang bekerja dapat mencapai effektifitas & effisiensi kerja, aman dan nyaman dalam waktu yang relative cukup lama.

Training Objective General Affairs Development Program

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta akan :

  • Memahami fungsi dan peran General Affairs didalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi
  • Lebih memahami arti dan fungsi dukungan pelayanan yang diinginkan oleh perusahaan maupun oleh “internal customer”
  • Memahami pentingnya proses dan system dalam meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan oleh General Affairs
  • Mampu menganalisa kinerja General Affairs serta menetapkan wilayah mana saja yang memerlukan peningkatan agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan
  • Mengetahui serta memahami non functional management yang minimal harus dikuasai dalam posisinya sebagai seorang manager.


Pokok Bahasan Training General Affairs Development Program :

  1. Fungsi dan peran General Affairs di organisasi dalam mendukung sasaran strategi organsiasi
  2. Jenis layanan yang menjadi tugas & tanggung jawab General Affairs
    • Building Management
    • Pelaksanaan keamanan dan ketertiban
    • Pengurusan kendaraan perusahaan dan fasilitas pool
    • Pengurusan Tenaga Kerja Asing
    • Cleaning Service dan penanganan limbah
    • Recepsionist dan operator telepon
    • Kantin
    • Alat Tulis Kantor
    • Insurance Management
  3. Mengidentifikasi kunci keberhasilan General Affairs sebagai fungsi pendukung dalam melayani organisasi & internal customer.
  4. Menilai kinerja General Affairs dari sisi proses dan sistem
  5. Menerapkan kebijakan kedalam sistem di General Affairs
  6. Memahami pentingnya good interelationship untuk profesional General Affairs
  7. Menghadapi internal customer yang sulit
  8. Meningkatkan kinerja dan citra General Affairs
  9. Sepuluh Pekerjaan Utama General Affairs yang harus dikuasai
  10. Ergonomi dan hubungannnya dengan pelayanan General Affairs
  11. Tidak ada pelayanan yang setengah hati
  12. Kunci Sukses General Affairs
  13. Kompetensi yang dibutuhkan bagi profesinal GA
  14. Menyiasati agar pekerjaan GA dapat diperhitungkan.

 

GENERAL AFFAIRS PROFESSIONAL

GENERAL AFFAIRS TRAINING DESCRIPTION

General Affairs (GA) memiliki peran penting dan cukup sibuk dengan tugas-tugas yang kompleks di Organisasi. Oleh karena perannya yang strategis tersebut, harus memperoleh dukungan dan layanan yang memadai, baik untuk organisasi maupun untuk mendukung operasional fungsi lainnya. Ditambah lagi hingga saat ini minimnya referensi yang dapat memberi panduan atau tentang General Affairs. Kenapa hal ini bisa terjadi? Apa yang salah?. Dapatkah kita memaksa orang untuk merubah persepsinya tentang GA, ataukah kita yang harus merubah diri agar stigma yang menempel bahwa “GA merupakan seksi sibuk tapi kurang menghasilkan” dapat dihilangkan ? Apa pula yang harus dilakukan oleh General Affairs agar stigma tersebut berubah? Dalam pelatihan ini peserta akan diajak bersama sama melihat lebih dalam lagi fungsi dan peran manajerial dari GA dalam mendukung sasaran perusahaan serta kiat-kiat meningkatkan kinerja dan citra GA dalam organisasi perusahaan.




GENERAL AFFAIRS TRAINING OBJECTIVES

  1. Memahami fungsi dan peran General Affairs didalam organisasi dalam mencapai sasaran serta melaksanakan strategi organisasi
  2. Lebih memahami arti dan fungsi dukungan pelayanan yang diinginkan oleh perusahaan maupun oleh “internal customer”
  3. Memahami pentingnya proses dan system dalam meningkatkan mutu pelayanan yang diberikan oleh General Affairs
  4. Mampu menganalisa kinerja General Affairs serta menetapkan wilayah mana saja yang memerlukan peningkatan agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan
  5. Mengerti cara menetapkan kompetensi standar yang dibutuhkan bagi para professional General Affairs
  6. Mengetahui serta memahami non functional management yang minimal harus dikuasai dalam posisinya sebagai seorang manager.

 

GENERAL AFFAIRS COURSE OUTLINE

  1. Fungsi dan peran General Affairs di organisasi dalam mendukung sasaran strategi organsiasi
  2. Jenis layanan yang menjadi tanggung jawab GA
  3. Menetapkan kunci keberhasilan dari General Affairs dalam melayani organsisasi & internal customer.
  4. Menilai kinerja General Affairs dari sisi proses dan system
  5. Menerapkan kebijakan kedalam sistem di GA6.
  6. Memahami pentingnya good interelationship untuk profesional GA
  7. Menghadapi internal customer yang sulit
  8. Menetapkan kompetensi yang diperlukan oleh profesional GA

General Affair Management

Deskripsi Training General Affair Management

Tidak sedikit yang beranggapan bahwa divisi General Affair (Bagian Umum) tidak cukup penting. Jika dilihat dari tugas kerja divisi general affair, maka divisi ini juga memiliki pengaruh yang besar pada jalannya kegiatan dalam perusahaan. Tanggung jawab dari divisi general affair adalah mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan pengadaaan peralatan kantor dan fasilitas kantor dengan cepat, berkualitas dan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan. Selain melakukan pengadaan, divisi general affair juga melakukan perawatan pada fasititas kantor dan aktivitas lain yang mendukung kelangsungan dan kelancaran aktivitas kantor. Sehingga divisi general affair perlu memiliki kemampuan menyeluruh dari fungsi administrasi, ilmu teknis, dan fungsi supervisi untuk mencapai hasil yang optimal.



Tujuan Training General Affair Management

  1. Memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas divisi General Affair sehingga peserta dapat meingkatkan kinerjanya.
  2. Memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam divisi General Affair dan bisa menyelesaikan masalah- masalah tersebut.

 

Materi Training General Affair Management

General Affair

  • Definisi General Affair
  • Tugas dan fungsi General Affair
  • Tanggung Jawab General Affair

Aspek dan ruang lingkup general affair
Komunikasi internal dan eksternal
Masalah yang akan timbul di dalam General Affair

  • Antisipasi masalah
  • Penyelesaian masalah

Menetapkan kompetensi General Affair

Training General Affair Management

Training General Affair Management

20 – 22 April 2015 | Rp 5.900.000,- per peserta di Hotel Ibis, Yogyakarta
27 – 29 April 2015 | Rp 5.900.000,- per peserta di Hotel Ibis, Yogyakarta
04 – 06 Mei 2015 | Rp 5.900.000,- per peserta di Hotel Ibis, Yogyakarta
11 – 13 Mei 2015 | Rp 5.900.000,- per peserta di Hotel Ibis, Yogyakarta – Confirmed

Deskripsi

Tidak sedikit yang beranggapan bahwa divisi General Affair (Bagian Umum) tidak cukup penting. Jika dilihat dari tugas kerja divisi general affair, maka divisi ini juga memiliki pengaruh yang besar pada jalannya kegiatan dalam perusahaan. Tanggung jawab dari divisi general affair adalah mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan pengadaaan peralatan kantor dan fasilitas kantor dengan cepat, berkualitas dan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan. Selain melakukan pengadaan, divisi general affair juga melakukan perawatan pada fasititas kantor dan aktivitas lain yang mendukung kelangsungan dan kelancaran aktivitas kantor. Sehingga divisi general affair perlu memiliki kemampuan menyeluruh dari fungsi administrasi, ilmu teknis, dan fungsi supervisi untuk mencapai hasil yang optimal.



Tujuan

  1. Memberi pemahaman tentang tanggung jawab dan tugas divisi General Affair sehingga peserta dapat meingkatkan kinerjanya.
  2. Memberikan pemahaman tentang masalah- masalah yang mungkin timbul dalam divisi General Affair dan bisa menyelesaikan masalah- masalah tersebut.

 

Materi Training General Affair Management

– General Affair

  • Definisi General Affair
  • Tugas dan fungsi General Affair
  • Tanggung Jawab General Affair

– Aspek dan ruang lingkup general affair
– Komunikasi internal dan eksternal
– Masalah yang akan timbul di dalam General Affair

  • Antisipasi masalah
  • Penyelesaian masalah

– Menetapkan kompetensi General Affair

Peserta

Staff General Affair dan individu yang ingin mengetahui tentang General Affair Management

 

Metode

Presentasi, Diskusi , Brain storming, Case Study

Jadwal Training 2015

GENERAL AFFAIR MANAGEMENT

Hotel Ibis Malioboro, Yogyakarta

  1. 09 – 11 Maret 2015
  2. 16 – 18 Maret 2015
  3. 23 – 25 Maret 2015
  4. 30 Maret – 01 April 2015
  5. 06 – 08 April 2015
  6. 13 – 15 April 2015
  7. 20 – 22 April 2015
  8. 27 – 29 April 2015
  9. 04 – 06 Mei 2015
  10. 11 – 13 Mei 2015
  11. 18 – 20 Mei 2015
  12. 25 – 27 Mei 2015
  13. 03 – 05 Juni 2015
  14. 08 – 10 Juni 2015
  15. 15 – 17 Juni 2015
  16. 22 – 24 Juni 2015
  17. 29 Juni- 01 Juli 2015
  18. 06 – 08 Juli 2015
  19. 13 – 15 Juli 2015
  20. 27 – 29 Juli 2015
  21. 03 – 05 Agustus 2015
  22. 10 – 12 Agustus 2015
  23. 18 – 20 Agustus 2015
  24. 24 – 26 Agustus 2015
  25. 31 Agustus – 2 September2015
  26. 07 – 09 September 2015
  27. 14 – 16 September 2015
  28. 21 – 23 September 2015
  29. 28 – 30 September 2015
  30. 05 – 07 Oktober 2015
  31. 12 – 13 Oktober 2015
  32. 19 – 21 Oktober 2015
  33. 26 – 28 Oktober 2015
  34. 02 – 04 November 2015
  35. 09 – 11 November 2015
  36. 16 – 18 November 2015
  37. 23 – 25 November 2015
  38. 30 November-2 Desember 2015
  39. 07 – 09 Desember 2015
  40. 14 – 16 Desember 2015
  41. 21 – 23 Desember 2015
  42. 28 – 30 Desember 2015

Investasi dan Fasilitas

  • Rp.5.900.000 (Non Residential) 1 – 2 Peserta
  • Rp.5.500.000 (Non Residential) 3 – 5 Peserta
  • Fasilitas : Certificate,Training kits, USB 8 GB,Lunch,Coffe Break, Souvenir, City Tour
  • Untuk peserta luar kota disediakan transportasi antar-jemput dari Bandara/Stasiun ke Hotel (berlaku bagi perusahaan yang mengirimkan minimal 2 peserta)
  • Quota minimum Running 2 peserta (jogja, Solo, Semarang) Quota minimum Running 3 peserta ( Jakarta & Bandung) –  ( Untuk Manado, Balikpapan dan Lombok Quota minimal 4 peserta)

 *diluar kota jogja harga menyesuaikan

Tempat (Tentative):

  • Hotel Santika Kuta, Bali
  • Hotel Nagoya Plaza, Batam
  •  Hotel Fave, Balikpapan
  • Hotel Aston, Manado
  • The Santosa Villas and Resort, Lombok
  • Hotel Gino Ferucci, Bandung
  •  Hotel Santika Pandegiling, Surabaya
  • Hotel Fave Pasar baru Jakarta, Jakarta
  • Hotel Ibis Solo
  • Hotel Ibis Simpang Lima, Semarang
  • Hotel Ibis Malioboro, Yogyakarta

Instruktur

Drs. Syafarudin Alwi, MS dan Team

Permintaan Brosur penawaran Training silahkan Menghubungi kami via :

Mobile : 0823 2326 5005, 0857 2459 5005

Email : trainingcenterindo@gmail.com / info@jadwaltraining.co.id

Blog : https://informasitrainingdanseminar.wordpress.com

Web: www.informasitraining-indonesia.com

Web www.jadwaltraining.co.id

Building and Asset Management Training

Training Building and Asset Management

Training Februari 2015, Training Maret 2015, Training April 2015, Training Mei 2015, Training Juni 2015, Training Juli 2015, Training Agustus 2015, Training September 2015, Training Oktober 2015, Training November 2015, Training Desember 2015 (Tanggal dan Tempat Silahkan pilih)

Manfaat Training

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami konsep dan memiliki keterampilan serta dapat mengaplikasikan tentang Building & Asset Management serta Tenant Relation.
  2. Memahami aspek legal yang dibutuhkan dalam perizinan yang diperlukan gedung (mis : perjanjian sewa dengan tenant dll).
  3. Memahami konsep dan memiliki keterampilan dalam penghitungan investasi property.

OUTLINE MATERI

GENERAL AFFAIRS

  • Fungsi dan peran General Affairs dalam suatu Organisasi
  • Membahas secara rinci: Ruang lingkup dan tanggung jawab General Affairs
  • Pengelolaan Fasilitas Kerja: Ruang Kantor; Perabot dan Peralatan Kantor
  • Kiat-kiat menumbuhkan “Self of belonging” Karyawan terhadap Fasilitas Kerja

BUILDING MANAGEMENT

  • Bagaimana mengelola Fisik Bangunan Gedung
  • Cara yang baik dan tepat untuk memilih Vendor (Pemasok/Supplier) dan bagaimana cara mengawasi pekerjaannya
  • Bagaimana membuat Customer (Tenant) merasa aman dan nyaman (Tanant’s Relation)
  • Sekilas mengenai Aspek Legal dari: Kepemilikan dan Sewa menyewa Ruang Kantor; Aspek Hukum atas Perizinan dan Hukum Perpajakan

MENETAPKAN KOMPETENSI

  • Sekilas mengenai Kompetensi secara umum
  • Bagaimana menetapkan Kompetensi bagi Staff Pengelola Gedung atau GA
  • Karakteristik tugas dan pekerjaan Pengelola Gedung dan General Affairs

 

PERHITUNGAN BEP ATAS INVESTASI

  • Contoh dan Simulasi cara menghitung BEP atas Investasi bidang Property
  • Tanya jawab dan diskusi serta Praktek mengihitung BEP

HUBUNGAN DENGAN ORANG LAIN (KHUSUSNYA CUSTOMER)

  • Bagaimana meningkatkan ketrampilan berhubungan dengan orang lain (Interpersonal Skills) bagi Karyawan yang menangani Pelayanan Customer
  • Jenis – jenis Orang Sulit yang sering dihadapi dan ditemui sehari-hari
  • Karakter dan Kiat-kiat untuk menangani serta menyelesaikan masalah dengan masing-masing Jenis Orang Sulit

 

TRAINING METHODE

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation

Practical Assertive Communication

Practical Assertive Communication

Informasi seminar 2015 | Informasi Training 2015 | Jadwal Training terbaru 2015 | info seminar 2015 | Info training 2015 | Jadwal Seminar 2015 | Jadwal training 2015 | Jadwal Workshop 2015| Info training indonesia 2015 | Seminar Running 2015 | Training Running 2015 | In-House Training 2015 | Pelatihan Running 2015

Practical Assertive Communication

Kesuksesan dan kegagalan seorang professional bila diiuti lebih runut adalah kepiawaian atau pun kegagalan individu tersebut dalam berkomunikasi. Komunikasi adalah infrastruktur bagi seseorang untuk menyampaikan buah pikiran, bantahan ataupun dukungan kepada para stakeholders. Kemampuan seseorang dalam bidang tertentu wajib diikuti oleh kemampuan berkomunikasi yang baik dan memadai agar keahlian individu tadi dapat dirasakan dimanfaatkan orang lain dan terutama juga termasuk alat yang memegang peranan penting dalam perkembangan karir seseorang.

Kegagalan sebuah interaksi banyak dipengaruhi oleh kemampuan pihak-pihak dalam bidang komunikasi. Solusi yang produktif baru akan tercapai bila pihak-pihak yang terlibat menggunakan kiat-kiat berkomunikasi efektif sehingga pembicaraan bermakna dan akurat.

Berkomunikasi dengan asertif akan sangat meningkatkan efektivitas dan dan dapat diharapkan berdampak positif terhadap hasil komunikasi itu sendiri. Diperlukan ketrampilan khusus agar seseorang terbiasa melakukan komunikasi asertif pada saat yang tepat. Untuk ini pula dibutuhkan kemampuan menyimak/ mendengar aktif yang mencukupi sebagai bagian dari komunikasi asertif

OUTLINE

  1. Memahami ketrampilan mengirim dan menerima pesan

  2. Ketrampilan berkomunikasi yang komunikatif

  3. Manfaat ketrampilan berkomunikasi asertif

  4. Melatih penggunaan teknik komunikasi asertif

  5. Melatih cara menyampaikan bahasa verbal dan non verbal yang sesuai

  6. Ketrampilan mendengar empatik/ menyimak

  7. Ketrampilan berkomunikasi efektif dengan atasan

  8. Ketrampilan memberikan instruksi dan umpan balik

PUBLIC RELATION MANAGEMENT

COURSE DESCRIPTION

Manajemen kehumasan (PR) memiliki peranan yang sangat stratejik dalam interaksi antara perusahaan dengan lingkungannya. Citra perusahaan sebagian besar terbentuk oleh bagaimana manajemen PR menjalankan fungsinya. Dalam praktik, manajemen PR sering disalah artikan sebagai fungsi dari manajemen perusahaan yang mengurusi masalah eksternal yang muncul akibat ketidakpuasan masyarakat, hubungan dengan pemerintah, dan sebagainya. Sikap yang diambil lebih reaktif atau bertindak apabila terjadi masalah di lingkungan eksternal perusahaan. Hal ini sangat keliru sehingga menimbulkan “bom waktu” yang setiap saat dapat meledak. Sudah waktunya paradigma manajemen PR harus diubah. Manajemen PR harus difungsikan sebagai boundary atau system yang menjadi benang merah nafas kehidupan perusahaan dalam berinteraksi dengan lingkungannya baik internal maupun eksternal. Melalui Public Relation Management ini para peserta dilatih untuk dapat mengelola manajemen PR yang efektif atau memenuhi sasaran peningkatan citra perusahaan dalam kaca mata stakeholder.

 

TUJUAN TRAINING

  1. Memahami paradigma baru manajemen kehumasan
  2. Memahami bagaimana merencanakan dan mengendalikan program manajemen kehumasan dengan paradigma baru
  3. Mamahami pengelolaan hubungan dengan pemerintah dan media massa
  4. Memahami pengelolaan tanggung jawab sosial perusahaan (CSR)

 

MATERI TRAINING

  1. Paradigma lama dan aturan dalam manajemen relasi publik
  2. Memelihara opini orientasi pubik menjadi image positif perusahaan
  3. Memelihara kerjasama dalam tanggung jawab social
  4. Persiapan program manajemen ralasi public
  5. Program persiapan dalam manajemen relasi public
  6. Memelihara hubungan dengan pemerintah
  7. Memelihara hubungan dengan media
  8. Studi kasus dan Stimulasi

 

PESERTA TRAINING

Para Sekretaris dan Administrasi Profesional serta External Relation yang perlu memperdalam manajemen PR dengan paradigma baru

INSTRUKTUR & CV TRAINING

Drs. Z. Bambang Darmadi, Mm & Tim

Pendidikan: Amp Ykpn, Stie Ykpn Dan Program Pasca Sarjana Universitas Atmajaya Yogyakarta

Aktivitas: Journalist, Lecturer, Trainer & Business Consultant

TRAINING METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation 

FACILITY

  • Module / Handout
  • Sertifikat
  • Training Kit
  • Souvenir
  • Dinner / City tour (Merapi Offroad/Prambanan/Borobudur/Wonosari Beach..etc) Pilih salah satu.
  • Pick up dari bandara jika mengirimkan minimal 3 orang

Auxiliary Power Measurement, Optimization and Analysis

Jadwal Training 2015

05 – 07 Januari 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
15 – 17 Februari 2015, New Saphir Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Maret 2015, Ibis Style Hotel, Yogyakarta
06 – 08 April 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
11 – 13 Mei 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
22 – 24 Juni 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
13 – 15 Juli, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Agustus 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
07 – 09 September 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
05 – 07 Oktober 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
16 – 18 November 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
14 – 16 Desember 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta

Instructor by: Team Instruktur dan Konsultan Seminar Center Indonesia

1. Power Plant–Fossil fuels

  • Fossil fueled fired generating stations have very precise definition of Thermal efficiency.
  • It is the ratio of heat equivalent of Fuel fired to the heat equivalent of electricity sent to transmission net work.
  • Auxiliary power consumption has two components.
  • Unit auxiliary power consumption & station auxiliary power consumption.

2. Power plant cycle efficiency

  • Role of Steam Generator is to generate steam which is used to convert heat energy into kinetic energy.
  • Conversion cost includes usage of steam produced for internal consumption such as SCAPH ,TDBFP, Air Condtioning based on VAS
  • Aux. power consumption would depend on coal quality and on type of cycle.
  • Why not use better coal, which would lower auxiliary power consumption and an optimum performance can be sustained with less expenditure on O&M Cost.

3. Power plant cycle efficiency

  • Gross boiler efficiency at any point of operation can be improved by consuming more electricity through Mills & fans.
  • When we are using low cost–inferior coals- we consume more auxiliary power consumption to improve operating efficiency.
  • Usage of an additional pulverizer to handle poor coal results in increased power consumption, however, corresponding improvement in Gross boiler efficiency may not be achieved.

4. Importance of Auxiliary Power Consumption

  • Degradation of equipment performance can be readily guaged from power consumption .
  • Unit or boiler power consumption is monitored as % of generation which is just a gross index.
  • Power consumption guarantee on boiler covers all major drives
  • Power consumption should be measured together in a typical boiler efficiency test.

5. Change in plant Conditions with time increases Auxiliary power

  • Air in leakage to boiler gas enclosure
  • Fouling of Boiler heating Surface–higher dry gas loss would increase power consumption
  • Higher draft loss due to air ingress and ash deposition.
  • Air heater leakage/ Air ingress after APH’s
  • Deterioration of Turbine Steam Path Condition.
  • Condenser pressure/ condenser cleanliness- air ingress and extent of tube pluggage
  • Steam and water leaks from drains and vents.

6. Net Heat Rate

  • Net heat rate monitoring would cover impact of aux. Power consumption of different drive
  • Net heat rate monitoring can be adopted for inernal processess.
  • This would call for individual monitoring of drives using accurate energy meters .
  • Such a system is being introduced  as a retrofit in all old plants in ntpc & consumption levels are being tracked from overhaul to overhaul.

7. Major Drives

  • Drives are listed for a typical 500 mw unit.
  • Auxiliary power consumption measurement can be done as per a standard test code.
  • However no test code covers correction methodology which would be worked out based on process design.

8. Performance Analysis

  • Measured total power could be different from base line values for changes in operating regime
  • It shall be higher wherever boiler performance has degraded
  • Gross power could be same because some auxiliaries may be doing better and some operating at worse point due to performance degradation

9. Correction Methodology

  • Correction methodology is jointly developed with vendor as it is not generally covered in test codes
  • Application of correction requires accurate monitoring of process parametes using accurate off line instruments
  • Coal variation would have major effect on unit performance and thus power consumption

10. Boiler Feed Pump

  • Boiler feed pump is not a boiler
  • Auxiliary and its power consumption varies in response to turbine mode of working and its degradation

11. Boiler Feed Pump

  • Bfp power consumption constitute a major chunk of power consumed by unit auxiliaries.
  • Usage of steam driven feed pump results in reduction of apc %.
  • Usage of turbo driven feedpump improves cycle efficiency.
  • Any feedback on tdbfp performance due to condenser degradation

TRAINING METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation

FACILITY

  • Module / Handout
  • Sertifikat
  • Training Kit
  • Souvenir
  • Dinner / City tour (Merapi Offroad/Prambanan/Borobudur/Wonosari Beach..etc) Pilih salah satu.
  • Pick up dari bandara jika mengirimkan minimal 3 orang

Sistem Kelistrikan dan Kontrol

Jadwal Training 2015

05 – 07 Januari 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
15 – 17 Februari 2015, New Saphir Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Maret 2015, Ibis Style Hotel, Yogyakarta
06 – 08 April 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
11 – 13 Mei 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
22 – 24 Juni 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
13 – 15 Juli, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Agustus 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
07 – 09 September 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
05 – 07 Oktober 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
16 – 18 November 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
14 – 16 Desember 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta

Instructor by: Team Instruktur dan Konsultan Seminar Center Indonesia

MATERI

  1. Sistem Instalasi Listrik Gedung Bertingkat
  2. Perawatan dan Perbaikan Instalasi Listrik pada Gedung
  3. Teknik Perawatan dan Troubleshooting Inverter
  4. Teknik Perawatan dan Troubleshooting Jaringan Komputer
  5. Teknik Perawatan dan Troubleshooting Peralatan Elektronik
  6. Teknik Perawatan dan Troubleshooting UPS (Uninteruptible Power Suply)
  7. Teknik Perawatan dan Troubleshooting Lift
  8. Perancangan  Kontrol dan Programmable Logic Control (PLC) tingkat Dasar
  9. Perancangan  Kontrol dan Programmable Logic Control (PLC) tingkat Lanjut
  10.  Proses control dan Instrumentasi
  11. Teknik Pengoperasian dan Troubleshooting SCADA
  12. Teknik Pengoperasian dan Troubleshooting Motor Listrik
  13. Teknik Pengoperasian dan Troubleshooting Sistem Tata Udara
  14. Teknik-teknik Dehumifie
  15. Teknik Perawatan dan Troubleshooting Genset
  16. Teknik Perencanaan dan Aplikasi Sistem Berbasis
  17.  Mikroprosesor/Mikrokontroler

TRAINING METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation

FACILITY

  • Module / Handout
  • Sertifikat
  • Training Kit
  • Souvenir
  • Dinner / City tour (Merapi Offroad/Prambanan/Borobudur/Wonosari Beach..etc) Pilih salah satu.
  • Pick up dari bandara jika mengirimkan minimal 3 orang

Pengelolaan Limbah B3

Jadwal Training 2015

05 – 07 Januari 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
15 – 17 Februari 2015, New Saphir Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Maret 2015, Ibis Style Hotel, Yogyakarta
06 – 08 April 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
11 – 13 Mei 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
22 – 24 Juni 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
13 – 15 Juli, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Agustus 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
07 – 09 September 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
05 – 07 Oktober 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
16 – 18 November 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
14 – 16 Desember 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta

Instructor by: Team Instruktur dan Konsultan Seminar Center Indonesia

OBJECTIVES

Untuk mengelola bahan buangan industri, yang dikenal dengan bahan buangan berbahaya, memerlukan wawasan dan identifikasi yang benar terhadap bahan berbahaya tersebut. Identifikasi bahan mencakup why, when, who, what, where dari bahan buangan industri yang dikategorikan hazardouz waste.

Bahan kimia berbahaya mencakup bahan kimia korosive, racun dan sangat mudaht erbakar (flammables). Di industribahan kimia dijumpai sebagai bahan proses dan juga sebagai bahan buangan (waste). Informasi yang kurang dan tidak benar terhadap bahan kimia ini dapat mengakibatkan fatal bagi operator yang bekerja dengan bahankimiaitu.

Informasi yang tidak sampai pada tingkat operator adalah pengetahuan tentang sifat–sifat bahan kimia dan efeknya terhadap kesehatan operator. Sifat ini mencakup: incompatibility bahan, degree of flammability, maximum exposure limit, toxicity dll. Sifat-sifat ini sangat erat dengan aktifitas handling, transport dan storage. Manual safety dan MSDS dari bahan kimia di industri sangat membantu seorang operator yang terkait dengan pekerjaan bahan–bahan kimia. Pemahaman terhadap hazard diamind, hazard labeling, sangat membantu operator untuk bekerja dengan bahan kimia itu dengan aman dan safe.

COURSE OUTLINE

  1. The Nature of Hazardous Chemicals in Industries ( hazardous Properties dari bahan kimia berbahaya)
  2. Identifikasi bahan kimia berbahaya
  3. Health effects dari bahan kimia berbahaya
  4. Hazard system bahan kimia berbahaya
  5. Hazardous Chemical Management
  6. Dokumen (manifest) limbah bahan berbahaya dan beracun
  7. Penyimpanan dan Pengemasan limbah bahan berbahaya dan beracun
  8. Label dan simbol limbah bahan berbahaya dan beracun
  9. Pengangkutan limbah bahan berbahaya dan beracun
  10. Risk assessment due to Hazardous Chemicals Released
  11. Strategies (Management for Risk Prevention)
  12. Persyaratan Pengolahan limbah bahan berbahaya dan beracun
  13. Penimbunan dan pembuangan akhir limbah bahan berbahaya dan beracun
  14. Sistem tanggap darurat pengelolaan limbah bahan berbahaya dan beracun

PARTICIPANT

Pelatihan ini baik untuk karyawan dan manajemen perusahaan sebagaiberikut:

  1. Karyawan/staff hingga level Manager dari latar belakang Safety & Health Environment.
  2. Komponen perusahaan minyak dan gas seperti Drilling Engineer, SH&E Engineer, Kontraktor perusahaan migas, dan humas.

TRAINING METHOD

Presentation

Discussion

Case Study

Evaluation

FACILITY

  • Module / Handout
  • Sertifikat
  • Training Kit
  • Souvenir
  • Dinner / City tour (Merapi Offroad/Prambanan/Borobudur/Wonosari Beach..etc) Pilih salah satu.
  • Pick up dari bandara jika mengirimkan minimal 3 orang

Lifting Supervisor

05 – 07 Januari 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
15 – 17 Februari 2015, New Saphir Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Maret 2015, Ibis Style Hotel, Yogyakarta
06 – 08 April 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
11 – 13 Mei 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
22 – 24 Juni 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
13 – 15 Juli, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Agustus 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
07 – 09 September 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
05 – 07 Oktober 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
16 – 18 November 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
14 – 16 Desember 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
—————————————————————————————————-

Instructor by : Team Instruktur dan Konsultan Seminar Center Indonesia

DESCRIPTION
Factories Regulations stipulates that:
An occupier shall appoint a Lifting Supervisor before any lifting operation involving the use of any crane, mobile crane or tower crane is carried out. No person shall be appointed as a Lifting Supervisor for any lifting operation involving the use of a mobile or tower crane unless he has successfully completed a training course approved by the Commissioner.

OUTLINE

  1. Describe legislative requirements for safe lifting operation
  2. List the duties of personnel involved in lifting operation
  3. Comply with safe work procedure and planning for safe lifting
  4. Coordinate and supervise lifting operations involving mobile cranes in a safe and efficient way based on lifting plan
  5. Coordinate and supervise lifting operations involving tower cranes in a safe and efficient way based on lifting plan
  6. Coordinate and supervise lifting operations involving other lifting machines in a safe and efficient way based on lifting plan
  7. Ensure correct rigging methods
  8. Respond to lifting accident and emergencies
  9. Legislations on Lifting Operation
  10. Roles and Duties of Personnel in Lifting Operation
  11. Planning for Safe Lofting Operations
  12. Safe Use of Mobile Cranes
  13. Safe Use of Tower Cranes
  14. Safe Use of Other Lifting Machines
  15. Basic Rigging and Slinging Methods
  16. Lifting Accidents and Emergency Response
  17. Assessment (Written and Practical)

TRAINING METHOD

  • Presentation
  • Discussion
  • Case Study
  • Evaluation

FACILITY

  • Module / Handout
  • Sertifikat
  • Training Kit
  • Souvenir
  • Dinner / City tour (Merapi Offroad/Prambanan/Borobudur/Wonosari Beach..etc) Pilih salah satu.
  • Pick up dari bandara jika mengirimkan minimal 3 orang

Training Of Trainer (TOT)

05 – 07 Januari 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
15 – 17 Februari 2015, New Saphir Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Maret 2015, Ibis Style Hotel, Yogyakarta
06 – 08 April 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
11 – 13 Mei 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
22 – 24 Juni 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
13 – 15 Juli, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
04 – 06 Agustus 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
07 – 09 September 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
05 – 07 Oktober 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
16 – 18 November 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
14 – 16 Desember 2015, Jogjakarta Plaza Hotel, Yogyakarta
—————————————————————————————————-

Instructor by : Team Instruktur dan Konsultan Seminar Center Indonesia

LATAR BELAKANG

Setiap Organisasi atau Perusahaan didirikan dan dirancang sedemikian rupa agar mampu memberikan hasil atau karya yang lebih berdaya guna dan berhasil guna, dalam memanfaatkan sumber daya yang dimiliki. Beberapa pakar berpendapat bahwa manusia merupakan sumber daya organisasi yang menentukan pelaku utama dalam mewujudkan dan mencapai tujuan Perusanaan. Suatu kualitas dan kinerja yang melahirkan produktivitas yang optimal ditentukan oleh bagaimana kita memberikan/mentransfer ilmu pengetahuan dan pengalaman kepada orang lain agar mudah diterima dan menarik untuk disimak. Untuk mencapai keberhasilan transfer tersebut dibutuhkan suatu bentuk pelatihan yang dikenal dengan “training of trainer” (pelatihan bagi fasilitator).

Melalui Pelatihan training of trainer (pelatihan bagi fasilitator) diharapkan para peserta dapat meningkatkan kemampuan untuk menjadi “trainer/fasilitator” yang handal sehingga mampu memberikan kontribusinya untuk mencapai target dan sasaran sesuai dengan yang ditentukan Perusahaan. Selain memahami fase-fase tersebut, seorang trainer saat ini, dibebani tugas yang berat yang berhubungan dengan kemampuan untuk merubah wawasan, pengetahuan, dan tindakan seseorang dari yang sama sekali tidak tahu apa-apa menjadi mampu mengerjakan apa-apa. Pelatihan ini diarahkan kepada bagaimana menjadi seorang trainer yang hebat, yang mampu memikul tanggung jawab yang besar untuk mampu merubah sesorang sesuai dengan levelnya masing-masing. Kebutuhan akan tenaga ini, semakin lama semakin berkembang dengan baik, seiring dengan kesadaran organisasi bahwa investasi dalam pengembanagn perusahaan berbentuk investasi SDM mendapat porsi yang sangat dominan baik dari kalangan akademisi maupun kalangan praktisi. Untuk itu pada training of trainer akan diarahkan kepada kemampuan seseorang untuk menjadi seorang trainer yang handal yang dapat diuji oleh seberapa besar ilmu yang akan disampaikan berdampak signifikan bagi perubahan-perubahan pada peserta training.

TUJUAN

Setelah mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan :

  1. Mampu memahami komponen dan esensi dasar dari Sumber Daya Manusia sebagai suatu potensi dinamis yang berperan penting dalam mencapai tujuan Perusahaan.
  2. Memahami dan menghayati prinsip-prinsip dasar dan model proses pelatihan.
  3. Mampu menganalisis kebutuhan pelatihan dan sekaligus merancang pelatihan.
  4. Mampu memahami berbagai jenis metode pelatihan.
  5. Mampu memahami berbagai tipe cara “belajar” para “trainee” (yang dilatih) dan tipe gaya “mengajar” para “trainer” (pelatih) sehingga dapat menerapkannya sesuai dengan dinamika kelompok dan situasi serta kondisi pelatihan.
  6. Mampu untuk melakukan evaluasi pelatihan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
  7. Mampu memahami dimensi-dimensi efektivitas sebagai “trainer” dan mengaplikasikan bagi dirinya, maupun menyebarluaskannya pada fasilitator lain.

CAKUPAN MATERI

1. Skill dan Kompetensi Trainer

Pada bagian ini akan disampaikan hal-hal yang berhubungan dengan : Metode rujukan training, training dan proses komunikasi, tujuan-tujuan training, training dan pengajaran, ciri-ciri trainer kreatif, kematangan seorang trainer, menuju berfikir yang kreatif, kenali diri anda, membangun keahlian trainer, kemampuan menyimak, bagaimana meningkatkan kualitas menyimak, cara menyimak yang ideal, ciri-ciri menyimak yang baik, meningkatkan kemampuan komunikasi, gap dalam komunikasi, mengetahui gaya kita dalam komunikasi, bagaimana membangun komunikasi agar didengarkan orang, hambatan dalam komunikasi, bahasa tubuh, kemampuan pidato dan presentasi, prinsip-prinsip pidato dan presentasi. Dengan materi ini diharapkan akan terbangun pola pikir peserta pelatihan bagaimana membangun dirinya supaya menjadi seorang trainer yang sejati.

2. Manajemen Pelatihan

Pada bagian ini akan disampaikan hal-hal yang berhubungan dengan manajemen pelatihan, mulai dari kebutuhan pelatihan, pengembangan program pelatihan, pengembangan kurikulum pelatihan, metodologi pelatihan, dan penyelenggaraan pelatihan serta evaluasi pelatihan. Pada bagian ini diharapkan peserta akan mampu meningkatkan pemahamannya akan manajemen pelatihan mulai dari need analisys sampai kepada evaluasi pelatihan.

3. Training Tools dan Implementasi Training

Pada bagian ini akan disampaikan hal-hal yang berhubungan dengan : Metode dan training style, lima belas cara menyampaikan informasi, perlengkapan training, strategi training, teknik dan metode training, pembelajaran orang dewasa, persiapan dan pelaksanaan program training, metode pembelajaran cooperative scrip, Numbered Heads Together, Metode Jigsaw , Metode Debat, metode role playing, dll. Pada bagian ini diharapkan setiap peserta pelatihan akan mampu memahami bagaimana memanfaatkan training tools serta metode dan teknik training.

4. Motivasi & Ice Breaking

Pada bagian ini akan disampaikan dengan berbagai macam hal baik metode maupun teknik untuk membangun motivasi peserta didik sehingga tertarik untuk mengikuti training dan siap untuk melakukan perubahan. Berbagai pendekatan yang akan digunakan adalah AMT (Achievment Motivation Training), Selain hal tersebut juga disampaikan berbagai macam permainan sederhana yang sebaiknya dilakukan oleh seorang trainer diantaranya: semut gajah, chacha bu chacha, haloo apa kabar, selebrity jam, 123 bom, the mumy dll ( sebanyak 15 permainan).

TRAINING METHOD

  • Presentation
  • Discussion
  • Case Study
  • Evaluation

FACILITY

  • Module / Handout
  • Sertifikat
  • Training Kit
  • Souvenir
  • Dinner / City tour (Merapi Offroad/Prambanan/Borobudur/Wonosari Beach..etc) Pilih salah satu.
  • Pick up dari bandara jika mengirimkan minimal 3 orang